請求書PDFをバイヤーにメール送信する
概要
請求書のPDFデータをバイヤーへメールで直接送信する機能です。メールの送信操作と、送信メール一覧での確認手順を説明します。
利用目的
請求書PDFのメール送信機能は、請求書の送付作業をシステム上で完結させ、手作業でのメール送信や郵送にかかる工数の削減を主目的としています。
送信履歴を送信メール一覧で確認できるため、送付記録の管理やコンプライアンス・統制の担保にも役立ちます。
機能の説明
メール送信の仕組み
1件の請求書ごとに、PDFのダウンロードリンクが埋め込まれたメールが送信されます。
メールはシステムの専用アドレス(noreply@dextre.app)から配信されます。
メール送信先の決定ルール
メールの送信先は、以下の優先順位でいずれか一方に送信されます。
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ブランド側がバイヤーマスタに設定している請求書通知先メールアドレス
- 請求書通知先メールアドレスの設定方法はバイヤーをクイック編集で一括更新するを参照してください。
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顧客側がバイヤーに設定している通知先メールアドレス
PDFの出力内容を決めるデータソース
送信されるPDFの出力内容は、次の2種類のデータに基づいて決まります。
- 請求書から参照するデータ: メール送信時点の最新の請求書データに基づいて、出力される内容(請求金額や銀行口座、支払い期限など)が決まります。
- メール送信時の設定・入力から参照するデータ: メール送信画面での設定・入力内容に基づいて、出力される内容(レイアウトや表示言語など)が決まります。
請求先住所の出力仕様
請求書に対して請求先住所が「設定済み」の場合、請求先住所がPDFに出力されます。
請求書に対して請求先住所が「未設定」の場合は、バイヤー名のみが出力され、住所は出力されません。
取引先コードの出力
PDFにはバイヤーの取引先コードを出力できます。
バイヤーマスタに取引先コードが未登録の場合は、出力設定を有効にしても出力されません。
PDFレイアウトの種類
メール送信時に、以下の複数のレイアウトから指定できます。
- 横向き
- 横向き(SKUを1行で出力します)
- SKU情報を1列で表示する
- SKU情報を複数列で表示する(最大3列)
- 縦向き(画像付き)
- 縦向き(画像付き) (SKUを1行で出力します)
納品書がデータソースの請求書における伝票概要出力オプション
納品書がデータソースの請求書では、SKUごとではなく、伝票概要ごとに行に出力するオプションを利用できます。
- PDFレイアウトは指定できず、縦向きの独自レイアウトとなります。
- SKU明細が出力されないため、PDF上のSKUプロパティ列表示名を上書きするオプションは設定対象外となります。
- 出力項目は伝票番号、伝票日付、数量、金額などです。
なお、納品書以外のデータソースがメール送信対象に含まれる場合、SKUごとではなく、伝票概要ごとに行に出力するオプションを手動で設定することはできません。
出力設定のデフォルト保存
PDFの出力設定は、デフォルト設定として保存し、次回以降のメール送信やPDFダウンロード時に再利用できます。
デフォルト設定は伝票種類ごと(請求書または仮請求書)に保存できます。
事前に登録が必要なマスタ
レターヘッドおよび署名を使用する場合、あらかじめマスタが作成されている必要があります。
送信メールのステータスとエンゲージメントステータス
各送信メールには、ステータスと、エンゲージメントステータスが付与されます。
送信メールのステータスは、以下の2種類です。
- 処理中: メール送信が未完了の状態
- 処理済み: メール送信が完了した状態
送信メールのエンゲージメントステータスは、以下の2種類です。
- 未開封: メールが開封されていない状態
- 開封済み: メールが開封された状態
操作方法
請求書PDFをバイヤーにメール送信する操作は、以下の2つのステップで行います。
1. 請求書PDFをメールで送信する
請求書一覧からメール送信画面へ移動
-
取引メニュー > 請求管理をクリックします。
-
請求書一覧タブをクリックします。
※デフォルトで開かれています。 -
検索の各項目に条件を入れて、請求書を絞り込めます。
-
請求書PDFをメール送信する対象の請求書にチェックマークをつけます。
- 一覧に表示されている全ての請求書にチェックを入れる場合は、見出し行のチェックボックスをクリックします。1度に最大100件まで選択できます。
- 全てのチェックを外す場合は、全ての選択を解除をクリックします。
-
一括操作プルダウンをクリックします。
-
プルダウンからメールでPDFを送信するをクリックします。
「請求書PDFをメールで送信」モーダルが開きます。
メール送信画面での設定
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メール本文
送信するメールの本文を入力します。全てのメールに対して共通のテキストが挿入されます。
-
メール再送信
すでにメールを送信したことがある請求書が含まれる場合、送信済みの請求書も含めるか、除外するかをプルダウンで選択できます。- 送信済みも含める: 送信済みの請求書も含めて送信します。
- 送信済みを取り除く: 送信済みの請求書を取り除いて送信します。
PDFコンテンツ設定
-
伝票種類
請求書または仮請求書のいずれかをプルダウンから選択します。 -
デフォルト設定を使用する
保存済みのデフォルト設定を使用するかどうかをチェックボックスで指定します。請求書におけるデフォルト設定は、伝票種類ごとに保存されています。
- チェックボックスが有効の場合: 保存済みのデフォルト設定を使用します。そのままメールの送信の手順に進みます。
- チェックボックスが無効の場合: デフォルト設定は使用せず、各種PDF出力設定を行います。
-
以下の内容でデフォルト設定を上書き保存する
チェックを有効にすると、デフォルト設定に保存されているPDF出力設定を、今回のPDF出力設定で上書きします。次回以降は、今回のPDF出力設定がデフォルト設定として使用できるようになります。
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SKUごとではなく、伝票概要ごとに行に出力する
メール送信する全ての請求書のデータソースが納品書の場合に設定できます。チェックを有効にすると、SKUごとの明細ではなく、請求書に紐づく納品書の概要ごとに明細を出力します。
詳細は納品書がデータソースの請求書における伝票概要出力オプションを参照してください。
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PDFレイアウト
以下4つのいずれかのPDFレイアウトをプルダウンから選択します。- 横向き: SKU表示オプションは設定しません。
- 横向き(SKUを1行で出力します): SKU表示オプションも設定します。SKU表示オプションの入力項目が表示されます。
- 縦向き(画像付き): SKU表示オプションは設定しません。
- 縦向き(画像付き) (SKUを1行で出力します): SKU表示オプションは設定しません。
※SKUごとではなく、伝票概要ごとに行に出力するオプションが有効の場合、設定できません。
-
SKU表示オプション
PDFレイアウトで横向き(SKUを1行で出力します) を選択した場合に設定します。以下2つのいずれかのオプションをプルダウンから選択します。
- SKU情報を1列で表示する: SKUを1つの列に連結して表示します。
- SKU情報を複数列で表示する(最大3列): SKUを構成するSKUプロパティごとに列を分割し、最大3列で表示します。
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レターヘッド
レターヘッドをプルダウンから選択します。 -
署名
署名をプルダウンから選択します。 -
フォントサイズ
PDFに出力されるテキストのフォントサイズをプルダウンで選択します。フォントサイズは、6px、8px、9px、10pxから選択できます。
-
言語
PDFに出力されるテキストの表示言語をプルダウンから選択します。JapaneseまたはEnglishから選択できます。
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最初のページにのみ、取引情報を表示する
チェックを有効にすると、ヘッダー部分に表示されている取引情報を、2ページ目以降は省略します。 -
PDF上のSKUプロパティ列表示名を上書きする
PDFレイアウトが横向きのみ関係する設定です。チェックを有効にするか、無効にするかで、PDF上のSKUプロパティ列表示名が変わります。
※SKUごとではなく、伝票概要ごとに行に出力するオプションが有効の場合、設定できません。
tip例えばSKUプロパティ表示名が
ColorとSizeの場合、表示名は以下のとおり変わります。- チェックが有効な場合: PDF出力時の見出しがそれぞれの表示名、
ColorとSizeで上書きされます。 - チェックを外した場合: PDF出力時の見出しが
SKUプロパティ1、SKUプロパティ2と表示されます。
- チェックが有効な場合: PDF出力時の見出しがそれぞれの表示名、
-
PDFタイトル設定
PDFのヘッダータイトルを入力します。デフォルトでは「言語」に対応するタイトルが自動挿入されます。
自由入力でカスタマイズすることもできます。 -
メーカー情報/販売者情報
下記3項目を設定します。- メーカー住所: メーカーの住所をプルダウンから選択します。
- 販売者情報に会社名を表示する: チェックを有効にすると、PDFの販売者情報に会社名を表示します。
チェックを外すと、PDFの販売者情報から会社名を非表示にします。 - 販売者情報にブランド名を表示する: チェックを有効にすると、PDFの販売者情報にブランド名を表示します。
チェックを外すと、PDFの販売者情報からブランド名を非表示にします。
メールの送信
入力内容を確認のうえ、送信ボタンをクリックします。
請求書1件につきメール1件が配信されます。
2. 送信メールを確認する
-
取引メニュー > 請求管理をクリックします。
-
送信メール一覧タブをクリックします。
-
以下の項目などを確認します。
- バイヤー名
- 請求書NO.
- 作成日
- ステータス
- エンゲージメントステータス
- 受信者のメールアドレス
必要に応じて、バイヤー検索やメールフィルター(Filter Mails) から絞り込み検索ができます。
送信直後はステータスが処理中となります。
送信完了を確認する際は更新ボタンをクリックして最新の状態を取得してください。
ステータスが処理済みとなっていれば送信完了です。
必要に応じて、以下の操作ができます。
- 送信したメールの詳細を確認する:
送信メール一覧の詳細ボタンをクリックします。送信メールの詳細(受信者のメールアドレスを含む)を確認できます。 - 送信した請求書をダウンロードする:
送信メール一覧のダウンロードボタンをクリックします。顧客に送信されたPDFファイルをブラウザ上で直接開くことができます。
利用上の注意
本機能の対象範囲
本機能は請求書を対象に説明しています。
請求スケジュール機能によって自動発行される下書き請求書については、説明の対象外となります。
請求先住所が未設定の場合、バイヤー名のみが出力されます
請求書PDFに請求先住所を出力したい場合は、請求書を編集し、請求先住所を登録してください。
請求先住所が不要である場合は、反対に請求先住所を未登録の状態に編集してください。
「デフォルト設定を使用する」が有効な場合、各種設定を変更できません
PDFレイアウトや言語、フォントサイズ、メーカー住所などを変更したい場合は、デフォルト設定を使用するのチェックを外してください。
備考・自由記述欄の編集
PDFのメール送信機能では、コメントや備考の文章を直接編集・追記することはできません。
PDFにコメントや備考を追加したい場合は、請求書の編集機能から行ってください。
請求先住所のメールアドレスには送信されません
請求先住所に登録されているメールアドレスには送信されません。
請求先住所は主にPDFやExcelなどに出力することを想定した登録情報です。
同一バイヤーへ複数の請求書を送信する場合
同一バイヤーへ複数の請求書PDFを送信する場合、メールも複数件送信されます。1つのPDFファイルへの統合は行われません。
送信メールのエンゲージメントステータスの追跡仕様
システムがメールの開封を検知できた場合に限り、開封済みとなります。
複数件のメールアドレスに送信されている場合、いずれか1件のメールアドレスでメールが開封されると、開封済みとなります。
以下の場合は未開封のままとなります。
- メールが1件も開封されていない場合
- メールが送信エラーなどによって未到達である場合
- 顧客側のセキュリティ設定によってメールの開封状態を追跡できない場合
トラブルシューティング
顧客にメールが届いていない
送信メール一覧の受信者のメールアドレスより、以下をご確認ください。
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意図したメールアドレスが存在するか
その他のメールアドレスと表示されている場合は、念のため詳細ボタンから受信者のメールアドレスを全件確認してください。
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受信者のメールアドレスに誤りはないか
トラブルの中で最も多いケースです。次の点を確認してください。
- 誤字・脱字がないか
.jpのはずが.co.jpになっているなど、入力ミスがないか
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顧客側のメーラーで迷惑フォルダに振り分けられていないか
迷惑フォルダに振り分けられていないか確認してください。
受信者のメールアドレスに意図したメールアドレスが存在しない場合:
以下のいずれかの手順で正しいメールアドレスを登録してください。
- ブランド側がバイヤーマスタの請求書通知先メールアドレスに正しいメールアドレスを登録する
- 顧客側がバイヤーアプリのバイヤー設定から通知先メールアドレスを登録する
それでも解決しない場合:
顧客側で @dextre.app をドメイン受信設定の許可リストに追加するよう促してください。