請求書PDFをダウンロードする

• 概要
• 利用目的
• 機能の説明
• 操作方法
• 利用上の注意

概要

請求書のPDFファイルを生成・ダウンロードする機能です。

利用目的

主な目的は、請求書をPDF形式で出力し、バイヤーへの送付や社内共有、取引証跡としての保管に利用できるようにすることです。

あわせて、適格請求書として必要な情報をPDFで保管することで、コンプライアンス・統制の担保にも役立ちます。

機能の説明

PDFの出力内容を決めるデータソース

請求書PDFの出力内容は、次の2種類のデータに基づいて決まります。

• 請求書から参照するデータ: ダウンロード時の最新の請求書データに基づいて、出力される内容(請求金額や銀行口座、支払い期限など)が決まります。
• ダウンロード時の設定・入力から参照するデータ: ダウンロード画面での設定・入力内容に基づいて、出力される内容(レイアウトや表示言語など)が決まります。

伝票種類

ダウンロード時の設定で、伝票種類を以下の2つから指定できます。

• 請求書: 正式な請求書としてPDFファイルを出力します。
• 仮請求書: 仮状態の請求書としてPDFファイルを出力します。主に輸出業務におけるプロフォーマインボイス(Proforma Invoice)として活用します。

請求先住所の出力仕様

請求書に対して請求先住所が請求先の住所は設定済みですの場合、PDFに請求先住所が出力されます。

請求書に対して請求先住所が請求先の住所が未設定ですの場合、PDFにはバイヤー名のみが出力され、住所は出力されません。

取引先コードの出力

PDFにはバイヤーの取引先コードを出力できます。

バイヤーマスタに取引先コードが未登録の場合は、出力設定を有効にしても出力されません。

PDFレイアウト

ダウンロード時に、以下の複数のレイアウトから指定できます。

• 横向き
• 横向き(SKUを1行で出力します)
  • SKU情報を1列で表示する
  • SKU情報を複数列で表示する(最大3列)
• 縦向き(画像付き)
• 縦向き(画像付き) (SKUを1行で出力します)

納品書がデータソースの請求書における伝票概要出力オプション

納品書がデータソースの請求書では、SKUごとではなく、伝票概要ごとに行に出力するオプションを利用できます。

• PDFレイアウトは指定できず、縦向きの独自レイアウトとなります。
• SKU明細が出力されないため、PDF上のSKUプロパティ列表示名を上書きするオプションは設定対象外となります。
• 出力項目は伝票番号、伝票日付、数量、金額などです。

ダウンロード設定のデフォルト保存

PDFの出力設定は、デフォルト設定として保存し、次回以降のPDFダウンロード時に再利用できます。

デフォルト設定は伝票種類ごと(請求書または仮請求書)に保存できます。

事前に登録が必要なマスタ

レターヘッドおよび署名を使用する場合、あらかじめマスタが作成されている必要があります。

操作方法

請求書PDFダウンロード画面への移動

1. 取引メニュー > 請求管理をクリックします。
2. 請求書一覧タブをクリックします。
   ※デフォルトで開かれています。
3. 必要に応じて検索の各項目に条件を入れて、請求書を絞り込みます。
4. 対象の請求書のPDFダウンロードをクリックします。
   「請求書PDFまたは仮請求書PDFのダウンロード」モーダルが開きます。

フォームの入力方法

PDF設定

1. 元のバイヤー名
   バイヤー名を確認できます。編集はできません。

2. 請求先住所
   請求書に請求先住所が設定されているかどうかを確認できます。

   • 請求先の住所は設定済みです: PDFに請求先住所が出力されます。
   • 請求先の住所が未設定です: PDFにバイヤー名のみが出力されます。

3. 取引先コードを表示
   PDFに取引先コードを表示するか、表示しないかをプルダウンで指定します。

   • Yes: PDFに取引先コードを表示します。
   • No: PDFに取引先コードを表示しません。

   ※バイヤーの取引先コードが未登録の場合は出力されません。

PDFコンテンツ設定

1. 伝票種類
   請求書または仮請求書のいずれかをプルダウンから選択します。

2. デフォルト設定を使用する
   保存済みのデフォルト設定を使用するかどうかをチェックボックスで指定します。

   請求書におけるデフォルト設定は、伝票種類ごとに保存されています。

   • チェックボックスが有効の場合: 保存済みのデフォルト設定を使用します。そのままPDFのダウンロードの手順に進みます。
   • チェックボックスが無効の場合: デフォルト設定は使用せず、各種ダウンロード設定を行います。

3. 以下の内容でデフォルト設定を上書き保存する
   チェックを有効にすると、デフォルト設定に保存されているダウンロード設定を、今回のダウンロード設定で上書きします。

   次回以降は、今回のダウンロード設定がデフォルト設定として使用できるようになります。

4. SKUごとではなく、伝票概要ごとに行に出力する
   請求書のデータソースが納品書の場合に設定できます。

   チェックを有効にすると、SKUごとの明細ではなく、請求書に紐づく納品書の概要ごとに明細を出力します。

   詳細は納品書がデータソースの請求書における伝票概要出力オプションを参照してください。

5. PDFレイアウト
   以下4つのいずれかのPDFレイアウトをプルダウンから選択します。

   • 横向き: SKU表示オプションは設定しません。
   • 横向き(SKUを1行で出力します): SKU表示オプションも設定します。SKU表示オプションの入力項目が表示されます。
   • 縦向き(画像付き): SKU表示オプションは設定しません。
   • 縦向き(画像付き) (SKUを1行で出力します): SKU表示オプションは設定しません。

   ※SKUごとではなく、伝票概要ごとに行に出力するオプションが有効の場合、設定できません。

6. SKU表示オプション
   PDFレイアウトで横向き(SKUを1行で出力します) を選択した場合に設定します。

   以下2つのいずれかのオプションをプルダウンから選択します。

   • SKU情報を1列で表示する: SKUを1つの列に連結して表示します。
   • SKU情報を複数列で表示する(最大3列): SKUを構成するSKUプロパティごとに列を分割し、最大3列で表示します。

7. レターヘッド
   レターヘッドをプルダウンから選択します。

8. 署名
   署名をプルダウンから選択します。

9. フォントサイズ
   PDFに出力されるテキストのフォントサイズをプルダウンで選択します。

   フォントサイズは、6px、8px、9px、10pxから選択できます。

10. 言語
    PDFに出力されるテキストの表示言語をプルダウンから選択します。

    JapaneseまたはEnglishから選択できます。

11. 最初のページにのみ、取引情報を表示する
    チェックを有効にすると、ヘッダー部分に表示されている取引情報を、2ページ目以降は省略します。

12. PDF上のSKUプロパティ列表示名を上書きする
    PDFレイアウトが横向きのみ関係する設定です。

    チェックを有効にするか、無効にするかで、PDF上のSKUプロパティ列表示名が変わります。

    ※SKUごとではなく、伝票概要ごとに行に出力するオプションが有効の場合、設定できません。

    tip

    例えばSKUプロパティ表示名がColorとSizeの場合、表示名は以下のとおり変わります。

    • チェックが有効な場合: PDF出力時の見出しがそれぞれの表示名、ColorとSizeで上書きされます。
    • チェックを外した場合: PDF出力時の見出しがSKUプロパティ1、SKUプロパティ2と表示されます。

13. PDFタイトル設定
    PDFのヘッダータイトルを入力します。

    デフォルトでは「言語」に対応するタイトルが自動挿入されます。
    自由入力でカスタマイズすることもできます。

14. メーカー情報/販売者情報
    下記3項目を設定します。

    • メーカー住所: メーカーの住所をプルダウンから選択します。
    • 販売者情報に会社名を表示する: チェックを有効にすると、PDFの販売者情報に会社名を表示します。
      チェックを外すと、PDFの販売者情報から会社名を非表示にします。
    • 販売者情報にブランド名を表示する: チェックを有効にすると、PDFの販売者情報にブランド名を表示します。
      チェックを外すと、PDFの販売者情報からブランド名を非表示にします。

15. ファイル名
    PDFダウンロード時のファイル名を任意の値でカスタマイズできます。

PDFのダウンロード

入力内容を確認のうえ、ダウンロードボタンをクリックします。

処理に成功すると、PDFファイルがダウンロードされます。

処理に失敗した場合、エラーが表示されます。再度やり直してください。

利用上の注意

本機能の対象範囲

本機能は請求書を対象に説明しています。

請求スケジュール機能によって自動発行される下書き請求書については、説明の対象外となります。

請求先住所が未設定の場合、バイヤー名のみが出力されます

請求書PDFに請求先住所を出力したい場合は、請求書を編集し、請求先住所を登録してください。

請求先住所が不要である場合は、反対に請求先住所を未登録の状態に編集してください。

取引先コードが未登録の場合は出力されません

取引先コードを表示をYesに設定しても、バイヤーマスタに取引先コードが未登録の場合は、PDFに出力されません。

「デフォルト設定を使用する」が有効な場合、各種設定を変更できません

PDFレイアウトや言語、フォントサイズ、メーカー住所などを変更したい場合は、デフォルト設定を使用するのチェックを外してください。

備考・自由記述欄の編集

PDFダウンロード機能では、コメントや備考の文章を直接編集・追記することはできません。

PDFにコメントや備考を追加したい場合は、請求書の編集機能から行ってください。