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注文内容確認書を作成する

概要​

注文内容確認書(オーダーコンファメーション)は、該当注文の最終的な受注内容を確定させるデータです。
メーカーアプリの受注管理から、注文内容確認書が未作成の注文に対して注文内容確認書を作成できます。

利用目的​

注文内容確認書を作成することで、DEXTRE上で正式な受注データとして扱う内容が明確になり、受注内容の確定と管理を統制しやすくなります。
バイヤーへの通知や承認(合意)の手続きを組み合わせることで、受注内容の共有と合意形成をDEXTRE上で扱えます。

副次的に、次の目的にもつながります。

  • 受注内容の変更を注文内容確認書に集約し、ミスや誤操作を軽減する
  • 操作手順を標準化し、属人化を防止する

機能の説明​

DEXTREにおける「注文」の種類​

DEXTREでは、1つの注文に対してオリジナルオーダーと注文内容確認書の2種類の注文データを区別して管理します。

オリジナルオーダーは、注文が作成された時点の内容を保持するスナップショットデータです。
注文内容確認書を作成する前の段階では、元の価格（掛け率・割引率を適用する前のベース価格）のみを修正できます。

注文内容確認書は、該当注文の最終的な受注内容を確定させるためのデータです。
DEXTREのシステムでは、原則として、注文内容確認書に記録された内容を正式な受注データとして扱います。

注文内容確認書を作成できる注文​

注文内容確認書は、注文ステータスが未作成状態の注文に対して作成できます。

未作成状態の注文では、画面上に注文内容確認書を作成して下さい や注文内容確認書の作成が必要といった表記が表示されます。

注文内容確認書を作成すると、注文は作成済み状態に遷移し、注文内容確認書 作成済 や注文内容確認書を作成しましたといった表記に切り替わります。

注文内容確認書の作成でできること​

注文内容確認書の作成では、受注内容を確定させるために、以下の操作を行えます。

  • 掛け率・割引率、受注数量、価格、納期などの受注内容の変更
  • 受注製品の追加
  • 配送料の追加
  • PDFダウンロード用コメント（備考）の入力
  • バイヤーへのメール通知の送信
  • バイヤーによる承認(合意)手続きの設定
  • 注文へのタグの適用

これらの操作を通じて、最終的な受注内容を注文内容確認書として確定させます。

注文内容確認書の作成後の扱い​

注文内容確認書の作成は、運用上必須ではありません。
ただし、納品や請求などの一部機能では、注文内容確認書が作成されていることを前提として処理が行われます。

作成した注文内容確認書は、注文内容確認書の更新機能から、必要に応じて何度でも変更できます。

操作方法​

注文内容確認書の作成画面への移動​

  1. 取引メニュー > 受注管理をクリックします。
  2. 検索
    各項目から絞り込んで、注文を検索できます。
  3. 対象の注文の注文内容確認書の作成ボタンをクリックします。
    「注文内容確認書の作成」ページに遷移します。

フォームの入力方法​

以下のセクションごとに入力方法を説明します。

バイヤー​

バイヤーへの通知およびバイヤーによる承認の可否を設定できます。

info

現在、オフラインバイヤーへの通知設定、承認設定はできません。
オンライン上での取引が可能なバイヤーのみ設定可能です。

  1. バイヤーへの通知送信設定
    「有効」、「無効」をトグルボタンで指定します。

    • 有効: DEXTREからバイヤーに通知メールを送信します。同時にメール本文を入力できます。
    • 無効: バイヤーへの通知メールは送信されません。

  2. バイヤーによる「注文内容確認書」の承認を許可する
    「有効」、「無効」をトグルボタンで指定します。

    • 有効:
      バイヤーが「注文内容確認書」を確認し、承認する操作が可能になります。 承認結果はDEXTRE上で管理され、注文ステータスは注文内容確認書 承認済になります。
    • 無効: 「注文内容確認書」はバイヤーによる承認を許可しません。

コメント一覧​

注文詳細画面や注文内容確認書に記載するコメントを設定できます。
コメントが必要ない場合は次の手順へ進みます。

  1. コメント
    バイヤーが、バイヤーアプリから注文詳細画面にアクセスした際に、「ブランドからのコメント」として表示する内容を入力します。
  2. PDFに記載するコメント
    注文内容確認書PDFの最終ページ下部に表示するコメントを入力できます。(取引条件に関わる注意点など)
    文章が最終ページ内に収まりきらない場合は、改ページして別ページに表示します。
    文字数制限はありません。
  3. PDFに記載するコメント(文字数制限あり)
    注文内容確認書をPDFダウンロードした際、各ページのコメント欄に表示するコメントを入力できます。

タグ​

対象の注文に割り当てるタグを設定できます。
タグが必要ない場合は次の手順へ進みます。

  1. タグの選択
    表示されている任意のタグのチェックボックスにチェックマークをつけて選択します。
    検索ボックスに「タグ名」を入力するとタグの検索ができます。

    その場でタグを作成する場合はタグ作成ボタンをクリックしてください。
    新規タグ作成モーダルが表示されます。

    タグの作成方法はタグを作成するを参照してください。
    タグの作成方法を説明しています。

取引​

製品に対する掛け率や割引率、適用する税を設定できます。
変更が必要ない場合は次の手順へ進みます。

  1. 取引条件
    表示されている割合を変更する場合、「掛け率または割引率」の数値を変更し、この条件をすべての製品へ適用するボタンをクリックすることで、全製品に一律で適用できます。

    warning

    「掛け率/割引率の上書き」機能により、特定の製品だけ異なる掛け率/割引率が設定されていることがあります。
    掛け率/割引率を変更する前に、意図しない変更が発生しないことを確認してください。

  2. 税を適用
    適用する税を選択します。
    表示された任意の税のチェックボックスにチェックマークをつけることで各製品に適用できます。

    バイヤーの国に関連しない税を表示するのトグルボタンを有効にすると、バイヤーの所在国とは異なる国を対象とした税が表示されます。

    warning

    各製品データ内で適用可能な税を設定していない場合、本セクションで税を適用しても、税が未設定の製品には税が反映されませんのでご注意ください。
    ※あらかじめ「製品編集」などから、適用する可能性のある税項目を設定しておく必要があります。

    製品データで適用している税と本セクションで適用する税が一致することで受注製品に税が適用されます。

配送料​

注文に追加する配送料の設定ができます。

  1. 配送料の選択
    下記3つのいずれかをブルダウンから選択します。

    • 配送料なし: 注文に配送料は追加されません。
    • 元の配送料を使用する: 注文時に設定された配送料を使用します。
    • カスタムの配送料を使用する: 注文にカスタム配送料を追加します。手順2. カスタム配送料で設定をします。

  2. カスタム配送料
    配送料の選択で「カスタムの配送料を使用する」を選択した場合に表示されます。

    • 表示名: 配送料の表示名を入力します。
    • 配送料: 配送料の税抜金額を入力します。
    • 税:
      配送料にかかる税をプルダウンから選択します。
      「メーカー設定 > 税」で作成された税マスタを使用できます。

注文製品​

バイヤーからの注文内容に変更があれば、適宜変更を加えることが可能です。
クイックビューでページ遷移することなく製品詳細を閲覧できます。

  1. 注文内容の変更

    • 受注数量: 任意の数量に変更できます。在庫不足のSKUや「バックオーダー対象外」のSKUは、数量を増やせない場合があります。
    • 納品予定日:
      「納品予定日を設定しない」「納品予定日を設定する」「納品予定期間を設定する」から選択できます。
      設定する場合は日付を入力してください。
    • 適用された税: 適用中の税が表示されます。
    • 取引条件/掛け率or割引率: 製品単位で掛け率/割引率を変更できます。
    • 価格設定方法: 「取引条件を元に計算」「手動価格設定(オプションを除く)」から選択できます。「手動価格設定(オプションを除く)」にした場合、価格編集にて卸価格を直接入力して編集できます。
    • 価格編集: 「元の価格」「卸価格」それぞれ編集できます。「卸価格」は「手動価格設定(オプションを除く)」時のみ編集可能です。

  2. 製品を追加
    バイヤーの追加希望がある場合などに、注文に含まれない製品を選択して追加することができます。

    詳細は製品の追加手順をご確認ください。
    注文に受注製品を追加する手順を解説しています。

製品の追加手順​

  1. 製品を追加ボタンをクリックします。
    製品を追加モーダルが表示されます。
  2. 検索
    各項目から絞り込んで、製品を検索できます。
  3. 追加する製品の選択ボタンをクリックします。
    選択すると選択ボタンが選択済みに変わります。
  4. × ボタンで製品を追加モーダルを閉じます。
  5. 追加した製品の受注内容を入力します。

注文内容確認書を作成する​

  1. 各セクションの設定が完了したら、次へボタンをクリックします。
    プレビューページに遷移します。
  2. プレビューを確認し、作成ボタンをクリックします。

利用上の注意​

取引条件そのものは変更できません​

掛け率取引、FOB、EXWなど、一度決まった取引条件は変更できません。
取引条件の変更が必要な場合は、注文を拒否(キャンセル)する必要があります。

掛け率/割引率の変更は一括適用が必要です​

「掛け率/割引率」を変更する場合は、「この条件をすべての製品へ適用する」ボタンをクリックして反映してください。
掛け率/割引率は製品ごとに設定されているため、適用操作を行わないと変更が正しく反映されません。

また、「掛け率/割引率の上書き」機能により、特定の製品だけ異なる掛け率/割引率が設定されていることがあります。
掛け率/割引率を変更する前に、意図しない変更が発生しないことを確認してください。

オフラインバイヤーへの機能制限について​

取引先がオフラインバイヤーの場合、以下の機能は設定・利用ができません。

  • バイヤーへの通知送信設定: バイヤーへのメール通知
  • バイヤーによる「注文内容確認書」の承認を許可する: バイヤーによる承認(合意)手続き

※オフラインバイヤーはブランド内の顧客データとしてのみ管理されるため、システム上での通知や承認といったオンライン処理は行えません。

トラブルシューティング​

受注製品に税が適用されません​

注文内容確認書の作成画面で「税を適用」を設定しても、受注製品に税が反映されないときは、製品マスタ側で適用する税が設定されていることを確認してください。

「税を適用」で選択した税と、製品マスタの税設定が一致したときに、受注製品に税が適用されます。