注文PDF・注文内容確認書PDFをダウンロードする
概要
PDFダウンロード機能は、1件の注文から帳票のPDFファイルを生成し、ダウンロードするための機能です。
注文PDFと注文内容確認書PDFの2種類の伝票を生成できます。
利用目的
注文情報をPDFとして出力し、注文内容の確認や社内での情報共有、記録としての保管に活用できます。
取引の証跡として保管できるため、後続確認や監査対応時の参照点となります
また、注文データをもとにシステム上でPDF帳票を作成できるため、工数の削減に繋がります。
機能の説明
生成できるPDFの種類
伝票の種類は2種類あります。
- 注文PDF: オリジナルオーダーをデータソースとしたPDF
- 注文内容確認書PDF: 注文内容確認書をデータソースとしたPDF
PDFの出力内容を決めるデータソース
PDFの出力内容は、次の2種類のデータに基づいて決まります。
- 注文から参照するデータ: ダウンロード時点の最新の注文データに基づいて、出力される内容(注文金額や数量など)が決まります。
- ダウンロード時の設定・入力から参照するデータ: ダウンロード画面での設定・入力内容に基づいて、出力される内容(レイアウトや表示言語など)が決まります。
エージェントを買い手側の名義として出力できます
「エージェント」機能で作成されたエージェントを、バイヤーの代わりに買い手側の名義としてPDFに出力できます。
ダウンロード設定をデフォルト設定として保存できます
ダウンロード時の設定は、「デフォルト設定」として保存できます。
保存したデフォルト設定は、次回以降のダウンロード時に再利用できます。
事前に登録が必要なマスタ
以下の項目を利用するには、事前にマスタ登録が必要です。
- 銀行口座
- 銀行口座を作成するを参照してください。
- メーカー住所 / 販売者情報
- メーカーのオフィス設定を参照してください。
- 自社住所録を作成するを参照してください。
操作方法
ダウンロード画面へ移動する
- 取引メニュー > 受注管理をクリックします。
- 検索
各項目から絞り込んで、注文を検索できます。 - 対象の注文のPDFダウンロードボタンをクリックします。
PDFをダウンロードモーダルが表示されます。
フォームの入力方法
PDF設定
PDFに記載する取引情報を確認、設定します。
-
元のバイヤー名
バイヤー名が表示されます。 -
請求先住所
当該注文に請求先が「設定済み/未設定」が表示されます。 -
納品先住所
当該注文に納品先住所が「設定済み/未設定」が表示されます。 -
メーカーの銀行口座
PDFに記載する銀行口座情報をプルダウンより選択します。
口座情報を記載しない場合は、口座情報を表示のチェックボックスのチェックを外します。 -
エージェント表示設定
エージェントを中継している場合は、チェックボックスにチェックをつけてエージェント情報を入力します。- 組織・企業名
- 担当者名
- メールアドレス
- 電話番号
- 住所
※事前にエージェントの作成・バイヤー割り当てを行ってください。
PDFコンテンツ設定
レイアウトやメーカー情報を設定します。
-
伝票種類
ダウンロードする伝票種類をプルダウンから選択できます。- 注文内容確認書: 注文内容確認書PDFをダウンロードします。
- オリジナルオーダー: 注文PDFをダウンロードします。
-
デフォルト設定を使用する
チェックボックスにチェックをつけると、保存済みのデフォルト設定を使用します。デフォルト設定を使用してPDFを出力する場合はダウンロードするの手順に進んでください。
PDFをダウンロードする方法を説明しています。レイアウトの変更が必要な場合は、チェックボックスのチェックを外してください。
-
以下の内容でデフォルト設定を上書き保存する
今回設定するレイアウトをデフォルト設定に保存する場合は、チェックボックスにチェックをつけます。保存されている「デフォルト設定」を今回の設定内容に上書きします。
次回のPDFダウンロード時には、今回の設定が「デフォルト設定」として使用できるようになります。 -
PDFレイアウト
下記4つのいずれかをプルダウンから選択します。- 横向き: 手順5のSKU表示オプションは設定しません。手順6の言語に進んでください。
- 横向き(SKUを1行で出力します): 手順5のSKU表示オプションも設定します。
- 縦向き(画像付き): 手順5のSKU表示オプションは設定しません。手順6の言語に進んでください。
- 縦向き(画像付き) (SKUを1行で出力します): 手順5のSKU表示オプションは設定しません。手順6の言語に進んでください。
-
SKU表示オプション
手順4のPDFレイアウトで 横向き(SKUを1行で出力します) を選択すると表示されます。
下記2つのいずれかをプルダウンから選択します。- SKU情報を1列で表示する: SKUを1つの列に連結して表示します。
- SKU情報を複数列で表示する(最大3列) : SKUを構成するSKUプロパティごとに列を分割し、最大3列で表示します。
-
言語
PDFの表示言語をプルダウンから選択します。
Japanese か English で指定でき、PDFファイルの言語が切り替わります。 -
最初のページにのみ、取引情報を表示する
2ページ目以降のヘッダーに取引情報を表示するか選択できます。
省略する場合はチェックボックスにチェックをつけます。 -
PDF上のSKUプロパティ列表示名を上書きする
※PDFレイアウトが横向きのみ関係する設定です。チェックマークを付けた場合、例えばSKUプロパティ表示名が「Color」と「Size」ならば、PDF出力時の見出しがそれぞれの表示名で上書きされます。
チェックマークを外した場合、「SKUプロパティ1」、「SKUプロパティ2」と表示されます。 -
PDFヘッダータイトル
PDFのヘッダータイトルを入力します。デフォルトでは「言語」に対応するタイトルが自動挿入されます。
自由入力でカスタマイズすることも可能です。 -
PDFサブタイトルを表示する
サブタイトルの「表示/非表示」を設定できます。
表示する場合はチェックボックスにチェックをつけます。※デフォルトではブランド名が自動挿入されます。
自由入力でカスタマイズすることも可能です。 -
メーカー住所
表示するメーカー住所をプルダウンから選択します。 -
販売者情報に会社名を表示する
販売者情報における会社名の「表示/非表示」を設定できます。
表示する場合はチェックボックスにチェックをつけます。
ダウンロードする
-
ファイル名
PDFダウンロード時のファイル名を任意の値でカスタマイズできます。 -
各手順の設定が完了したら、ダウンロードボタンをクリックします。
処理に成功すると、PDFがダウンロードされます。
処理に失敗した場合、エラーが表示されます。再度やり直してください。
利用上の注意
バイヤー住所の表示
注文データの「請求先住所」や「納品先住所」が未設定の場合、バイヤーの住所はPDFに出力されません。
バイヤーの住所を表示させたい場合は、事前に住所を設定してください。
備考・自由記述欄の編集
PDFダウンロード画面では、コメントや備考の文章を直接編集・追記することはできません。
PDFにコメントや備考を追加したい場合は、「注文内容確認書」の作成・更新で行ってください。