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請求スケジュールを作成する

概要​

請求書を自動発行するために必要な請求スケジュールを作成できます。

利用目的​

請求スケジュール機能は、以下の目的で利用されます。

  • 定期的な請求業務の自動化: 指定の頻度と締め日に基づき、下書き請求書を自動作成して作業工数を削減します。
  • 取引先ごとの請求サイクルの管理: バイヤーごとに異なる締め日(月末、20日など)に合わせ、個別の条件で請求管理を行います。
  • 請求漏れの防止: 期間内のデータをシステムが自動集計するため、手作業による計算ミスや請求漏れを防ぎます。
  • 支払い期限ルールの柔軟な適用: バイヤーごとに異なる支払い期限設定を尊重する運用から、スケジュール側で一括管理する運用まで選択でき、取引先に応じた最適な期日管理を実現します。

機能の説明​

各ブランド環境において、「請求スケジュール」を作成し各バイヤーに適用することで、請求スケジュールの設定に基づいた請求書の発行を行うことができます。

請求スケジュールは、主に「請求頻度」と「締め日」を設定することができ、これらの設定に基づいて、「下書き請求書」が自動的に発行されます。
下書き請求書が自動発行されるタイミングは、「締め日」の翌日の午前12時5分(日本時間)です。

下書き請求書が自動発行される条件​

下書き請求書が自動発行される条件は、以下の通りです。

  • バイヤーに「請求スケジュール」が適用されていること
  • 請求スケジュール内(請求頻度 × 締め日の期間)に以下のデータが1つでも存在すること
    • 納品書: 納品予定日を参照。請求不可の納品書は除外されます。
    • 返品伝票: 伝票日付を参照。
    • クレジットノート: 発行日を参照。
    • 入金確認書: 確認日を参照。「前回入金額」として扱います。
    • 請求残高: 請求残高が正の数または負の数で存在する(0円ではない)場合。
  • 対象データの伝票がすでに請求書に紐づけられていないこと

下書き請求書のメーカー銀行口座​

下書き請求書のメーカー銀行口座は、バイヤーに設定された「デフォルトのメーカー銀行口座」を適用します。

あらかじめバイヤーに「デフォルトのメーカー銀行口座」を設定していない場合、下書き請求書の銀行口座は未登録の状態で作成されます。
個別に編集操作が必要となるため、自動化したい場合は各バイヤーに対して「デフォルトのメーカー銀行口座」を設定してください。

請求残高への反映タイミング​

「下書き請求書」の段階では、「請求残高」を増減させません。正式に「請求書」として確定した際に増減します。

ただし、データソースとなった「納品書」や「返品伝票」などは、下書き状態であっても通常の請求書と同様に紐付けられます。

操作方法​

操作画面への移動​

  1. ヘッダーメニューの設定をクリックします。
  2. 請求スケジュール管理ボタンをクリックします。
    請求スケジュール管理ページに遷移します。
  3. 請求スケジュールの作成ボタンをクリックします。
    請求スケジュールの作成モーダルが開きます。

フォームの入力方法​

  1. コード ※必須
    主にDEXTRE内のシステムが識別子として使用する、「コード」を入力します。
    半角英数字記号での登録を推奨します。
    なお、他の請求スケジュールと重複するコードは登録できません。

  2. 名前 ※必須
    請求スケジュールの名称を入力します。

  3. 概要 ※任意
    請求スケジュールの概要を入力できます。

  4. 請求頻度 ※必須
    請求書の発行頻度を設定します。
    「毎日」、「毎週」、「毎月」、「毎年」のいずれかをプルダウンから選択します。

  5. 締め日 ※必須
    請求頻度に対応する締め日をプルダウンから選択します。

    • 請求頻度: 毎日 ⋯ 締め日: 終日のみ
    • 請求頻度: 毎週 ⋯ 締め日: 曜日を指定
    • 請求頻度: 毎月 ⋯ 締め日: 日付を指定
    • 請求頻度: 毎年 ⋯ 締め日: 年初(1/1)を「1」とした日数、または年末を指定
      ※364日以上の値が指定された場合、年末扱いとなります。

  6. 支払い期限設定ルールの上書き ※必須
    ボタンを切り替えて「無効」または「有効」を選択します。

    • 無効:
      「バイヤー」に登録されている支払い期限設定ルールを参照するため、手順7の支払い期限設定は表示されません。
      なお「バイヤー」に支払い期限設定ルールが登録されていない場合、下書き請求書の支払い期限も登録されません。
      請求頻度と締め日のみスケジュールし、支払い期限は各バイヤーに直接設定して制御したい場合に適しています。

      手順7の設定はしません。手順8に進んでください。

    • 有効:
      この請求スケジュールに支払い期限設定ルールを登録し、下書き請求書の支払い期限を請求スケジュールの設定に基づいて優先的に登録します。
      「バイヤー」に登録されている支払い期限設定ルールは参照されません。
      請求頻度、締め日、支払い期限を請求スケジュール単位で制御したい場合に適しています。

      支払い期限設定が必要です。手順7に進んでください。

  7. 支払い期限設定
    6. 支払い期限設定ルールの上書きを有効にした場合に設定します。
    下記2つのいずれかをプルダウンから選択し、支払い期限を設定します。

    • 支払い期限を請求月からの月数+日指定で期日を指定する
      月数: 「当月」から「12ヶ月後」のいずれかをプルダウンから選択します。
      日指定: プルダウンから日付を選択します。

      ※請求頻度が「毎月」で 締め日が「月末(28日以降)」の場合、「当月」は選択できません。
      また、請求頻度が「毎月」の場合、締め日よりも前の日付を選択することはできません。

    • 支払い期限を請求日からの日数で期日を指定する
      請求書発行日から何日以内に支払うかを指定します。(例：30日以内 = NET 30)

操作の実行​

  1. 作成をクリックします。
    作成に成功すると、請求スケジュール一覧に作成した請求スケジュールが表示されます。
    エラーが表示された場合は、他の請求スケジュールと重複するコードが登録されていないかご確認ください。

利用上の注意​

請求スケジュールの設定および自動発行機能を利用する際は、以下の点にご注意ください。

登録済みのコードと重複するコードは使用できません。​

「コード」はシステム全体での識別子となるため、既存の請求スケジュールと同じコードは登録できません。
管理しやすい一意の半角英数字を設定してください。

「支払い期限設定ルール」の設定によっては、下書き請求書に支払い期限が表示されないことがあります。​

  • 支払い期限設定ルールの上書を「無効」にした場合： バイヤー情報に登録されているルールが適用されます。
    バイヤー側でも支払い期限設定ルールが設定されていない場合は、支払い期限が空欄の下書き請求書が作成されますのでご注意ください。
  • 支払い期限設定ルールの上書を「有効」にした場合： バイヤー情報の設定に関わらず、請求スケジュールの設定が強制的に適用されます。

下書き請求書は「締め日」の当日中には発行されません。​

締め日の翌日 午前12時05分(日本時間)にシステムが自動的に作成します。

一部伝票は下書き請求書の対象から除外されます​

すでに請求書に紐づけられている伝票や「請求不可」に設定されている納品書は下書き請求書の対象から除外されます。

請求に必要な伝票が下書き請求書に含まれていない場合は、「取引 > 納品管理 > 納品書一覧」にて伝票のステータスをご確認ください。

  • すでに請求に紐づけられている伝票: ステータスに「請求書作成済」と表示
  • 「請求不可」に設定されている納品書: ステータスに「請求不可」と表示

請求残高への反映​

自動作成された「下書き請求書」の段階では、バイヤーの「請求残高」は更新されません。
内容を確認し、正式に「請求書」として確定(承認)したタイミングで残高に反映されます。

金額の編集​

作成された下書き請求書の金額を直接編集することはできません。金額を修正したい場合は、一度下書き請求書を削除し、元となっている納品書や返品伝票などのデータを修正する必要があります。