請求書データのカスタムデータ出力(Excel)
概要
請求書データをExcel(.xlsx)形式でカスタム出力し、ダウンロードできます。
利用目的
主な目的は、請求書の明細や金額を外部システムの取り込み形式に合わせて整形し、Excelとして出力できるようにすることです。
テンプレートを再利用できるため、同じ形式で繰り返し出力する運用にも向いています。
機能の説明
請求書データのカスタムデータ出力でできること
本機能では、データ出力テンプレートを利用して請求書データをExcel(.xlsx)形式で出力できます。
- データ出力テンプレートの定義: 出力項目、列の順番、列名、空列、空列の初期値などをカスタマイズしたデータ出力テンプレートを定義し、再利用できます。
- テンプレートを利用した出力: 定義したデータ出力テンプレートに沿って、請求書データをExcel(.xlsx)形式で出力できます。
データの出力単位
請求書データの出力単位は、以下の2種類です。
- 伝票レベル: 1件の請求書を1行として出力します。製品情報は出力できません。
- 伝票別アイテムレベル: 各請求書に紐づくSKUを1行として出力します。製品情報を含めて出力できます。
操作方法
請求書データのカスタムデータ出力は、以下の手順で行います。
1. データ出力テンプレートを作成する
テンプレート作成画面への移動
- データ出力メニューをクリックします。
- 請求書タブをクリックします。
- 請求書データ出力テンプレートタブをクリックします。
- 新規テンプレートの作成をクリックします。
「請求書データ出力テンプレートを作成する」ページに遷移します。
First Step - テンプレートの基本設定
「First Step」画面では、以下の項目を入力します。
-
テンプレートNo.
データ出力テンプレートの名称を入力します。 -
テンプレートタイプ
伝票レベルまたは伝票別アイテムレベルのいずれかをプルダウンで選択します。 -
選択可能なデータ出力カラム
データ出力する項目を選択します。info出力項目は、選択した順番でExcelファイルに出力されます。
例えば1番目の出力項目は、Excelファイル上ではA列に出力されます。各出力項目は並び替えできます。
-
フィールドの並び替え
選択可能なデータ出力カラムの各出力項目が、出力番号順に表示されます。フィールドの並び替えでは、以下の操作ができます。
- ドラッグアンドドロップや列番号と移動先を指定して並び順を変更できます。
- 複製アイコンをクリックすると、該当のデータ出力カラムを複製し、同一のカラムを複数追加できます。
- ゴミ箱アイコンをクリックすると、該当のデータ出力カラムから除外できます。
- 空の列を追加するをクリックすると、空の列を出力項目として1つ追加します。
フォームの各項目を入力したら、次へボタンをクリックします。
「Second Step」画面に遷移します。
Second Step - 列名・セルの初期値のカスタマイズ設定
「Second Step」画面では、Excelファイル上の列名・セルの初期値を定義できます。
-
カスタム列名
Excelファイルの1行目(ヘッダー行)の列名を入力し、カスタマイズできます。 -
セルの初期値
空の列の場合のみ入力できます。Excelファイルを出力する際、該当列のセルに自動入力される初期値を定義できます。
フォームの各項目を入力したら、次へボタンをクリックします。
「プレビュー」画面に遷移します。
データ出力テンプレートの作成
プレビューの内容を確認し、作成ボタンをクリックします。
データ出力テンプレートが作成されます。
作成したデータ出力テンプレートは、いつでも編集・削除できます。
2. 請求書データを出力・ダウンロードする
事前にデータ出力テンプレートを作成する必要があります。
データ出力テンプレートが準備できたら、以下の手順で請求書データを出力します。
データ出力画面への移動
- データ出力メニューをクリックします。
- 請求書タブをクリックします。
- データ出力タブをクリックします。
※デフォルトで開かれています。
データ出力テンプレートと出力形式の設定
以下の項目を入力します。
-
データ出力テンプレート
使用するデータ出力テンプレートをプルダウンから選択します。 -
日付出力形式
YYYY-MM-DDなどの日付出力形式をプルダウンから選択します。 -
適用伝票の明細
適用されたクレジットノートまたは返品伝票の明細を含めるか、含めないかをトグルボタンで指定します。
※選択したテンプレートタイプが伝票別アイテムレベルの場合のみ設定できます。- 適用されたクレジットノート/返品伝票の明細を含めるを有効にする: 各請求書に適用されたクレジットノートまたは返品伝票の明細を出力に含めます。
- 適用されたクレジットノート/返品伝票の明細を含めるを無効にする: 各請求書に適用されたクレジットノートまたは返品伝票の明細を出力に含めません。
-
マイナス金額出力
適用されたクレジットノートまたは返品伝票の明細金額をマイナスで出力するか、出力しないかをトグルボタンで指定します。
※選択したテンプレートタイプが伝票別アイテムレベルの場合のみ設定できます。- 適用されたクレジットノート/返品伝票の明細金額をマイナスで出力するを有効にする: 各請求書に適用されたクレジットノートまたは返品伝票の明細金額をマイナスの数値で出力します。
- 適用されたクレジットノート/返品伝票の明細金額をマイナスで出力するを無効にする: 各請求書に適用されたクレジットノートまたは返品伝票の明細金額をプラスの数値で出力します。
対象請求書の選択
-
データ出力を行う請求書にチェックを入れて選択します。
- 検索に条件を入れて請求書を絞り込むことができます。
- 検索条件にヒットする請求書を全て選択する場合は、全て選択するをクリックします。
- チェックを全て外す場合は、選択を全て解除するをクリックします。
- 一覧のページ内の請求書を全て選択する場合は、ページ内で全選択をクリックします。
- 一覧のページ内の請求書のチェックを全て外す場合は、ページ内で全解除をクリックします。
ダウンロードする
入力内容を確認のうえ、ダウンロードボタンをクリックします。
請求書データのExcelファイルがダウンロードされます。
利用上の注意
伝票レベルと伝票別アイテムレベルの違いを確認してください
伝票レベルでは、製品情報を出力項目に含められません。
製品情報を含む請求書データが必要な場合は、伝票別アイテムレベルのテンプレートを作成してください。
伝票別アイテムレベルでのみ指定できる項目があります
適用伝票の明細とマイナス金額出力は、テンプレートタイプが伝票別アイテムレベルの場合のみ指定できます。
伝票レベルのテンプレートでは設定できません。
テンプレート作成のタイミング
データ出力テンプレートは再利用を前提としています。
目的に沿ったテンプレートがまだない場合に、必要なときに1度作成すれば十分です。