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入金確認書の一括取り込み(Excel)

概要​

入金確認取り込み用のExcelファイル(.xlsx)をダウンロードし、ファイルへ入力したうえで取り込むことで、複数件の入金確認書を一括で作成する機能です。

利用目的​

主な目的は、バイヤーごとに入金確認書を個別に登録する手間を減らし、請求残高の消し込み作業をまとめて進められるようにすることです。

複数の入金確認書を一括で取り込むことで、入金確認業務の工数削減にも役立ちます。

機能の説明​

入金確認書とは​

入金確認書は、バイヤーが持つ請求残高を消し込むための伝票です。

請求書をもとに未回収金額として計上された請求残高を、入金確認書を作成することで消し込む仕組みです。

取り込み用XLSXファイルの行データ​

XLSXファイルの行は、対象バイヤーと請求残高の組み合わせごとに用意されます。

複数通貨で請求残高データが存在する場合は、バイヤーと通貨の組み合わせを1行として扱います。

請求残高データには、0やマイナスの金額も含まれます。

必須入力項目と編集しない項目​

  • 必須入力項目
    • 入金確認金額
  • 編集を加えない項目
    取り込みエラーや、取り込み対象と入力データのずれを避けるため、以下の項目には編集を加えないでください。
    • A列全体
    • 顧客コード
    • 顧客名
    • 通貨

入金確認書番号​

入金確認書番号には任意の値を入力できます。

空欄のまま取り込んだ場合は、自動で採番されます。

自動採番は、DEXTREの標準ルール、または伝票番号の採番ルール設定に基づいて行われます。

伝票番号の採番ルールについて、詳細は伝票番号の採番ルールを設定するを参照してください。

入金確認日​

入金確認日には、任意の日付をyyyy-MM-dd形式またはyyyy/MM/dd形式で入力できます。

空欄のまま取り込んだ場合、ファイルを取り込んだ日付が入金確認日として登録されます。

入金確認書の作成対象となる行​

入金確認金額に0より大きい金額が入力されている行が、入金確認書の作成対象となります。

入金確認金額が空欄または0の行は、作成の対象外となります。

操作方法​

入金確認書の一括取り込みは、以下の手順で行います。

  1. 入金確認の取り込み用XLSXファイルをダウンロードする
  2. 入金確認の取り込み用XLSXファイルに入力する
  3. 入金確認の取り込み用XLSXファイルを取り込む

1. 入金確認の取り込み用XLSXファイルをダウンロードする​

ファイルのダウンロード画面への移動​

  1. 取引メニュー > 請求管理をクリックします。
  2. 入金確認書一覧タブをクリックします。
  3. 取り込みボタンをクリックします。
    「入金確認取り込み」モーダルが開きます。
  4. XLSXファイルのダウンロードをクリックします。
    「入金確認取り込みファイルをダウンロード」ページに遷移します。

XLSXファイルのダウンロード​

  1. 対象言語をプルダウンから指定します。

  2. 入金確認書を作成するバイヤーにチェックを入れて選択します。

    • バイヤー検索に条件を入れてバイヤーを絞り込むことができます。
    • 検索条件にヒットするバイヤーを全て選択する場合は、全て選択するをクリックします。
    • チェックを全て外す場合は、選択を全て解除するをクリックします。

  3. 入力内容を確認のうえ、ダウンロードボタンをクリックします。
    「取り込み用XLSXファイル」がダウンロードされます。

2. 入金確認の取り込み用XLSXファイルに入力する​

ダウンロードした「取り込み用XLSXファイル」を開き、データを入力します。

カラム名および以下の項目は書き換えないでください。
カラム名および以下の項目を書き換えると、取り込みエラーの原因となります。

  • A列全体
  • 顧客コード
  • 顧客名
  • 通貨

必要に応じて、以下の項目を入力します。

  • 入金確認書番号(任意)
    任意の値を入力します。空欄の場合は自動採番されます。

  • 入金確認金額(必須)
    入金確認書の金額を入力します。

    空欄または0を入力した場合は、作成対象外となります。

  • 備考(任意)
    任意の値を入力します。

  • 入金確認日(任意)
    任意の日付をyyyy-MM-dd形式またはyyyy/MM/dd形式で入力できます。

データ入力が完了したら、「取り込み用XLSXファイル」を保存して閉じてください。

3. 入金確認の取り込み用XLSXファイルを取り込む​

  1. 取引メニュー > 請求管理をクリックします。

  2. 入金確認書一覧タブをクリックします。

  3. 取り込みボタンをクリックします。
    「入金確認取り込み」モーダルが開きます。

  4. ファイルを選択をクリックし、アップロードするファイルを選択します。
    ファイルをドラッグアンドドロップして選択することもできます。

  5. 取り込みボタンをクリックします。

    処理に成功すると、入金確認書が一括で作成されます。

利用上の注意​

A列と行データの扱い​

A列はXLSXファイルの初期状態で非表示となっている列であり、取り込みに必要な識別子が含まれています。

  • セル単位でのコピーや切り取り・貼り付けは行わないでください。 A列の識別子と、他列のデータとの対応が1行ずつずれてしまうことがあります。
  • 行の順序を入れ替えるときは、行全体を選択して切り取り・移動するか、ソートによる並べ替えを行ってください。
  • 空の新しい行にデータを入力しないでください。

入金確認金額の不正な入力​

次のような入力は、取り込み時にエラーとなります。

  • 入金確認金額にマイナスの値を入力した場合
  • 通貨に対応しない金額(例: 日本円に対して小数を含む数値、USドルで小数第3位を含む数値)
  • 全角文字など、形式として不正な入力