請求スケジュールを複数のバイヤーに一括適用する
概要
請求スケジュールの設定に基づいた下書き請求書を自動発行するために、複数のバイヤーに「請求スケジュール」を一括で適用できます。
利用目的
請求スケジュールを複数のバイヤーに一括適用する機能は、以下の目的で利用されます。
- 設定業務の効率化: 一画面内で複数のバイヤーにスケジュールを設定することで、バイヤーごとに詳細画面を開く手間を省き、管理作業の工数を大幅に削減します。
- 柔軟な条件割り当て: 選択した全バイヤーへ同一スケジュールを一律で設定する運用だけでなく、バイヤー個々の契約に合わせて異なるスケジュールを設定する運用にも対応し、多様な取引条件をスムーズにシステムへ反映します。
- 自動発行の有効化: スケジュールを適用することで、そのバイヤーに対する下書き請求書の自動作成を開始し、個別の請求書作成業務を不要にします。
- 取引条件の反映: バイヤーの契約内容(請求頻度・締め日・支払い期日)に合致した適切な請求スケジュールを紐付け、契約通りの請求処理を実現します。
操作方法
下書き請求書の自動発行はバイヤーへの適用が完了した時点で、請求スケジュールの「請求頻度 × 締め日」の設定に基づいて開始されます。
なお、下書き請求書が自動発行されるタイミングは、「締め日」の翌日の午前12時5分(日本時間)です。
操作画面への移動
- ヘッダーメニューのバイヤーをクリックします。
- 取引可能バイヤー一覧をクリックします。
※デフォルトで開かれています - 検索
各項目から絞り込んで、バイヤーを検索できます。 - 請求スケジュールを設定する対象のバイヤーのチェックボックスにチェックマークをつけます。
- アクション選択をクリックし、プルダウンからクイック編集を選択します。
「バイヤー編集」モーダルが開きます
フォームの入力方法
「バイヤー編集」モーダルで、各バイヤーの請求スケジュールを設定します。
- 請求スケジュール
あらかじめ作成した「請求スケジュール」をプルダウンから選択し、各バイヤーに設定します。
※選択したバイヤー全てに同じ「請求スケジュール」を適用させる場合は、見出し行のプルダウンから「請求スケジュール」を選択し適用ボタンをクリックします。
操作の実行
- 設定が完了したら、更新をクリックします。
更新に成功すると、請求スケジュールが適用されます。
利用上の注意
請求スケジュールを複数のバイヤーに一括適用する機能を利用する際は、以下の点にご注意ください。
「グループ請求委任バイヤー」は請求スケジュールを選択できません
「グループ請求統括バイヤー」が請求書の発行を管理しているため、グループ請求委任バイヤーは請求スケジュール機能の適用範囲外となります。
各バイヤーの既存設定は上書きされます
設定するバイヤーに既に請求スケジュールが適用されていた場合、本操作の設定内容で即時に上書きされます。
以前の設定内容は保持されません。
特に、個別に特殊なスケジュールを設定しているバイヤーが含まれていないか、適用前に十分ご確認ください。
適用後の下書き請求書の発行タイミングについて
下書き請求書の自動発行は、バイヤーへの適用が完了した時点で、請求スケジュールの「請求頻度 × 締め日」の設定に基づいて開始されます。
適用されたスケジュールの「次回の締め日」の翌日午前12時05分(日本時間)に、対象期間のデータを集計して自動発行されます。
「支払い期限」の算出ルールについて
適用する請求スケジュールの支払い期限設定ルールの上書きの設定によって、参照される支払い期限が異なります。
- 支払い期限設定ルールの上書きが「有効」の請求スケジュールの場合: バイヤーの設定に関わらず、請求スケジュールのルールが優先されます。
- 支払い期限設定ルールの上書きが「無効」の請求スケジュールの場合: バイヤーに設定された「支払い期限設定ルール」が参照されます。
※バイヤーの「支払い期限設定ルール」も「無効」で設定されている場合、支払い期限が空欄の下書き請求書が発行されますのでご注意ください。
下書き請求書のメーカー銀行口座は、バイヤー設定が参照されます
自動発行される下書き請求書の振込先口座情報は、バイヤーに設定されている「デフォルトのメーカー銀行口座」が適用されます。
バイヤー側に「デフォルトのメーカー銀行口座」が設定されていない場合、振込先情報が空欄の下書き請求書が発行されます。
完全な自動化を行いたい場合は、あらかじめバイヤー管理ページにて「デフォルトのメーカー銀行口座」を設定する必要があります。