複数の納品書から請求書を一括作成する
概要
納品書を元に、複数のバイヤー宛の請求書を一括で作成する機能です。
バイヤーと通貨の組み合わせごとに1件の請求書が作成され、グループ請求機能にも対応しています。
利用目的
主な目的は、月末締め翌月末払いなどの運用で複数の請求書をまとめて作成し、請求書作成業務を効率化することです。
バイヤーごとに個別に請求書を作成する手間を省き、請求書作成時の作業負荷を軽減します。
機能の説明
請求書の作成元となるデータソース
請求書の一括作成機能では、データソースとして納品書のみサポートしています。
請求書の作成単位
バイヤーと通貨の組み合わせごとに、1件の請求書を作成します。
通貨が異なる納品書を選択した場合、通貨ごとに請求書の情報入力を行います。
グループ請求への対応
請求書の作成対象として選択した納品書のバイヤーに、グループ請求の委任先が設定されている場合、委任先となる統括バイヤーに納品書を集約して請求書を作成します。
グループ請求について、詳細はグループ請求の統括バイヤーと委任先を設定するを参照してください。
請求書の種類と請求割合・伝票の種類
請求割合および伝票の種類に応じて、作成される請求書の種類が決定されます。
- 請求割合を
100%とした場合: 通常の請求書(全額請求)が作成されます。 - 請求割合を
100%未満の数値とした場合: 合計金額のうち指定した割合を請求金額として算出します。あわせて指定した伝票の種類に応じて、以下のいずれかの請求書が作成されます。- 伝票の種類がデポジット(前受金額) の場合: デポジット請求書が作成されます。
- 伝票の種類がバランス(残りの金額) の場合: バランス請求書が作成されます。
請求書ごとに設定できる項目
各請求書には、以下の項目を設定できます。
- 適用可能な返品伝票やクレジットノートが存在する場合、請求書に合算して請求合計金額から差し引くことができます。
- 適用可能な配送料として、注文ごとにストックされている注文時に設定された配送料を選択して追加できます。
- 利用可能な請求残高が存在する場合、請求書に対して繰越金額として設定できます。
- バイヤーからの入金時の振込手数料をメーカー負担とする場合、売り手負担銀行振込手数料として設定できます。金額は明細上値引きとして扱われます。
全請求書に一律で追加・適用できる項目
作成対象となる全ての請求書に対して、一律で追加・適用できる項目は以下のとおりです。
- 配送料: 請求書固有の配送料を追加できます。
- 他の費用: 代引き手数料や修理代などを追加できます。マイナスの金額を入力して値引きとして扱うこともできます。
事前準備が必要な項目
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銀行口座: 銀行口座は事前にマスタ作成が必要です。通貨に対応する銀行口座を利用できます。
銀行口座の作成方法は銀行口座を作成するを参照してください。
バイヤーマスタでデフォルトの銀行口座が設定されており、請求書の通貨と一致する場合は、自動的にバイヤーマスタに設定されたデフォルトの銀行口座がセットされます。
バイヤーにデフォルトの銀行口座を設定するにはバイヤーを編集するのデフォルトのメーカー銀行口座項目を参照してください。
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税: 選択可能な税は、メーカーの税設定によって利用可能な選択肢が決まります。
税の作成方法は税を作成するを参照してください。
請求書No.の設定方法
請求書No.は、自動生成するか手動でカスタマイズするかを指定できます。
自動生成する場合は、DEXTREの標準ルールか、ブランドに設定された伝票番号の採番ルールに基づいて生成されます。
伝票番号の採番ルールについて、詳細は伝票番号の採番ルールを設定するを参照してください。
請求書作成と請求残高
請求書を作成すると、請求金額から請求書に適用した請求残高を差し引いた金額が、現在の請求残高に加算されます。
操作方法
請求書一括作成画面への移動
- 取引メニュー > 請求管理をクリックします。
- 納品書からの請求書一括作成をクリックします。
「請求書一括作成」ページに遷移します。
フォームの入力方法
納品書の選択
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検索の各項目に条件を入れて、請求書に紐付ける納品書を絞り込むことができます。
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請求書に紐付ける納品書にチェックを入れて選択します。複数選択できます。
- 検索条件にヒットする全ての納品書を選択する場合は、全て選択するをクリックします。
- 選択された納品書を全て選択解除する場合は、全て選択解除するをクリックします。
通貨ごとの請求書情報入力
バイヤーと通貨の組み合わせごとに請求書の情報入力を行います。
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請求書No.
請求書No.を手動でカスタマイズするか、自動生成するかをトグルボタンで指定します。- 請求書伝票No.をカスタマイズを有効にする: 自由入力で請求書No.を設定します。
- 請求書伝票No.をカスタマイズを無効にする: 請求書No.が自動生成されます。
-
発行日
請求書の発行日を指定するか、指定しないかをトグルボタンで指定します。発行日は、伝票日付として使用されます。- 発行日を登録するを有効にする: 請求書の発行日の年月日を入力します。カレンダーから選択できます。
- 発行日を登録するを無効にする: 請求書の発行日を設定しません。不要な場合は無効にしてください。
必要に応じて、以下の一括操作ができます。
- 全ての請求書に同じ日付を適用する場合: 見出し行の入力欄に日付を指定し、全適用するをクリックします。全ての請求書のトグルボタンで発行日を登録するが有効になり、指定した日付が反映されます。
- 全ての請求書に適用されている発行日を解除する場合: 見出し行の選択解除をクリックします。全ての請求書のトグルボタンで発行日を登録するが無効になります。
一括操作の反映後に、個別に修正することもできます。
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請求割合
請求割合を1～100%の数値で入力します。100%未満の場合は伝票の種類を以下のいずれかからプルダウンで選択します。- デポジット(前受金額)
- バランス(残りの金額)
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支払い期限
支払い期限の年月日を入力します。カレンダーから選択できます。全ての請求書に同じ日付を適用したい場合は、見出しの入力欄に日付を指定し、全適用するをクリックします。日付はカレンダーから選択できます。
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メーカーの銀行口座
支払いを受ける銀行口座をプルダウンで選択します。通貨に対応する銀行口座を利用できます。必要に応じて、以下の一括操作ができます。
- 全ての請求書に対して、通貨ごとに同じ銀行口座をまとめて設定する場合: 見出し行の通貨ごとのプルダウンで口座を指定し、全適用するをクリックします。通貨に対応する全ての請求書に、同じ銀行口座が一括適用されます。
- 銀行口座が未設定の請求書に対してのみ、通貨ごとに同じ銀行口座をまとめて設定する場合: 見出し行の通貨ごとのプルダウンで口座を指定し、部分適用するをクリックします。通貨に対応する銀行口座が未設定の請求書に、同じ銀行口座が一括適用されます。
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適用可能なクレジットノート
適用するクレジットノートにチェックを入れて選択します。必要に応じて、以下の一括操作ができます。
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全ての請求書に適用可能なクレジットノートを全て設定する場合: 見出し行の全て選択するをクリックします。全てのクレジットノートがまとめて選択されます。
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条件で絞り込んでクレジットノートを一括設定する場合: 見出し行の部分選択をクリックします。
「クレジットノートの絞り込みと選択」モーダルが開きます。以下の条件を設定し、選択ボタンをクリックします。条件にヒットするクレジットノートがまとめて選択されます。
- クレジットノートNo.: 自由入力で設定します。部分一致でクレジットノートを絞り込むことができます。
- 発行日: 伝票の発行日(伝票日付)を基準に、期間で絞り込みます。開始日と終了日を設定します。
- 作成日: 伝票の作成日を基準に、プルダウンで対象となる期間を指定します。カスタムを選択すると、開始日と終了日を設定できます。
- 更新日: 伝票の最終更新日を基準に、プルダウンで対象となる期間を指定します。カスタムを選択すると、開始日と終了日を設定できます。
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適用可能な返品伝票
適用する返品伝票にチェックを入れて選択します。必要に応じて、以下の一括操作ができます。
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全ての請求書に適用可能な返品伝票を全て設定する場合: 見出し行の全て選択するをクリックします。全ての返品伝票がまとめて選択されます。
-
条件で絞り込んで返品伝票を一括設定する場合: 見出し行の部分選択をクリックします。
「返品伝票の絞り込みと選択」モーダルが開きます。以下の条件を設定し、選択ボタンをクリックします。条件にヒットする返品伝票がまとめて選択されます。
- 返品伝票番号: 自由入力で設定します。部分一致で返品伝票を絞り込むことができます。
- 伝票日付: 伝票日付を基準に、期間で絞り込みます。開始日と終了日を設定します。
- 作成日: 伝票の作成日を基準に、プルダウンで対象となる期間を指定します。カスタムを選択すると、開始日と終了日を設定できます。
- 更新日: 伝票の最終更新日を基準に、プルダウンで対象となる期間を指定します。カスタムを選択すると、開始日と終了日を設定できます。
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適用可能な注文時に設定された配送料
注文ごとにストックされている配送料にチェックを入れて選択します。各請求書に対して注文に基づく送料を適用できます。複数選択できます。
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請求残高
利用可能な請求残高が存在する場合、請求書に対して繰越金額として適用できます。請求残高を適用するか、適用をしないかをトグルボタンで指定します。
- 有効: 請求残高を繰越金額として適用できます。利用可能な請求残高の範囲内で金額を指定できます。
- 無効: 請求残高を繰越金額として適用しません。
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支払い条件名
任意の支払い条件名を入力できます。支払い条件名を一括で設定したい場合は、見出し行の入力欄に任意の支払い条件名を入力し、全適用するをクリックします。
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売り手負担銀行振込手数料
バイヤーからの入金時の振込手数料をメーカー負担とする場合、振込手数料の金額を入力します。金額は明細上値引きとして扱われます。一括で設定したい場合は、見出し行の通貨ごとの入力欄に任意の振込手数料を入力し、全適用するをクリックします。
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売り手負担銀行振込手数料の税
バイヤーからの入金時の振込手数料に適用する税をプルダウンで選択します。一括で設定したい場合は、見出し行の通貨ごとのプルダウンで任意の税を選択し、全適用するをクリックします。
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住所
請求先の住所を登録するか、登録しないかをトグルボタンで指定します。- 有効: 請求先の住所を登録します。あわせて住所情報を設定します。
- 無効: 請求先の住所を登録しません。
請求先の住所を登録する場合、プルダウンから以下の項目を選択し、請求先住所を指定します。
- 新規住所: 請求先となる各種住所情報を入力します。
- 請求先住所を選択: 請求先リストから請求先住所を選択・変更します。
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PDFに記載するコメント
PDFの最終ページに記載するテキストを入力します。 -
PDFに記載するコメント(文字数制限あり)
PDFのヘッダーに記載するテキストを入力します。100文字まで入力できます。 -
備考
社内メモを入力します。PDFには出力されません。
配送料・他の費用の設定
配送料・他の費用は、一括作成される全ての請求書に対し、共通の費用として上乗せされます。
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配送料
請求書に追加する配送料を設定できます。必要に応じて、費用を追加をクリックします。配送料の入力欄が1つ追加されます。
配送料1つごとに、以下の項目を入力します。
- 表示名: 配送料の表示名を入力します。
- 費用: 配送料の費用を通貨ごとに入力します。
- 税: 設定する税にチェックを入れます。
不要な配送料は、ゴミ箱アイコンをクリックして削除できます。
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他の費用
請求書に代引き手数料や修理代など、送料以外の費用を追加できます。必要に応じて、費用を追加をクリックします。
他の費用の入力欄が表示されます。設定する費用の以下の項目を入力します。
- 表示名: 設定する費用の表示名を入力します。
- 費用: 設定する費用の金額を通貨ごとに入力します。費用の金額はマイナスの数値を入力して値引きとして扱うこともできます。
- 税: 設定する税にチェックを入れます。
不要な費用は、ゴミ箱アイコンをクリックして削除できます。
請求書の一括作成
入力内容を確認のうえ、作成ボタンをクリックします。
処理に成功すると、請求書が一括で作成されます。
利用上の注意
配送料の適用に関する注意
適用可能な注文時に設定された配送料は、配送料が設定された注文のステータスが注文内容確認書を確定しましたとなった時点で作成され、注文ごとにストックされています。
ストックされた配送料は、納品書や請求書に適用されるごとに消費され、1度適用した配送料を他の伝票へ重複して適用することはできません。
追加費用は全ての請求書に適用されます
配送料や他の費用を追加すると、特定のバイヤーのみではなく、一括作成される全ての請求書に対し、共通の費用として上乗せされます。