注文から直接請求書を作成する
概要
注文から直接請求書を作成する機能では、注文データを元に請求書を作成できます。
利用目的
注文から請求書を直接作成する機能は、注文内容確認書の内容を引き継いだ請求書を効率的に発行し、請求業務を標準化することを主目的としています。
あわせて、同一の手順で請求書を作成することで、属人化を防ぎ、ミスや誤操作の軽減にもつながります。
機能の説明
請求書を作成できる注文
注文から直接請求書を作成できる注文は、以下の条件を満たすものです。
- 対象の注文で注文内容確認書が作成されている
- 既に該当注文の請求書が作成されていない
作成される請求書の基本仕様
本機能で作成される請求書のデータソースタイプは、注文内容確認書です。
対象バイヤー、通貨、SKU明細は注文内容確認書から引き継がれます。
請求書が作成されると、該当注文には請求ステータスとして請求書作成済が付与されます。
請求書に追加できる明細
注文から直接作成する請求書には、以下の明細を追加できます。
- SKU: 注文内容確認書から引き継いで追加されます。
- 配送料: 請求書固有の配送料、および注文ごとにストックされている配送料を追加できます。
- 他の費用: 代引き手数料や修理代などの他の費用を追加できます。マイナスの金額を入力して値引きとして扱うこともできます。
請求書の種類と請求割合・伝票の種類
請求割合および伝票の種類に応じて、作成される請求書の種類が決定されます。
-
請求割合を
100%とした場合: 通常の請求書(全額請求)が作成されます。 -
請求割合を
100%未満の数値とした場合: 合計金額のうち指定した割合を請求金額として算出します。
あわせて指定した伝票の種類に応じて、以下のいずれかの請求書が作成されます。- 伝票の種類がデポジット(前受金額) の場合: デポジット請求書が作成されます。
- 伝票の種類がバランス(残りの金額) の場合: バランス請求書が作成されます。
事前準備が必要な項目
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銀行口座: 銀行口座は事前にマスタ作成が必要です。通貨に対応する銀行口座を利用できます。
銀行口座の作成方法は銀行口座を作成するを参照してください。
バイヤーマスタでデフォルトの銀行口座が設定されており、請求書の通貨と一致する場合は、自動的にバイヤーマスタに設定されたデフォルトの銀行口座がセットされます。
バイヤーにデフォルトの銀行口座を設定するにはバイヤーを編集するのデフォルトのメーカー銀行口座項目を参照してください。
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税: 選択可能な税は、メーカーの税設定によって利用可能な選択肢が決まります。
税の作成方法は税を作成するを参照してください。
請求書作成と請求残高
請求書を作成すると、請求金額から請求書に適用された請求残高を差し引いた金額が、現在の請求残高にプラスされます。
請求残高とは、DEXTRE上で管理する未入金状態の合計金額を表します。
操作方法
請求書作成画面への移動
- 取引メニュー > 受注管理をクリックします。
- 必要に応じて、検索の各項目に条件を入れて、注文を絞り込むことができます。
- 対象の注文の詳細ボタンをクリックします。
「注文詳細」ページに遷移します。 - 請求書を直接作成するをクリックします。
「新規請求書の作成」ページに遷移します。
フォームの入力方法
SKU明細の確認
- 対象のSKU
注文内容確認書から引き継いだSKU明細が表示されます。内容に誤りがないか確認します。
基本情報
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請求先住所
請求先の住所を設定するか、設定しないかをトグルボタンで指定します。- 請求先住所の設定を有効にする: 請求先住所を設定します。あわせて住所情報を設定します。
- 請求先住所の設定を無効にする: 請求先住所は設定しません。
請求先住所を設定する場合、プルダウンから以下の項目を選択し、請求先住所を指定します。
- 新しい住所を入力: 請求先となる各種住所情報を入力します。
- 請求先住所を選択: 請求先リストから請求先住所を選択・変更します。
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メーカーの銀行口座
支払いを受ける銀行口座をプルダウンで選択します。通貨に対応する銀行口座を利用できます。バイヤーにデフォルトの銀行口座が設定されており、請求書の通貨と一致する場合は、自動的にセットされます。
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請求書No.
請求書No.を手動でカスタマイズするか、自動生成するかをトグルボタンで指定します。- 請求書No.をカスタマイズを有効にする: 自由入力で請求書No.を設定します。
- 請求書No.をカスタマイズを無効にする: 請求書No.が自動生成されます。
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発行日
請求書の発行日を指定するか、指定しないかをトグルボタンで指定します。発行日は、伝票日付として使用されます。- 発行日を登録するを有効にする: 請求書の発行日の年月日を入力します。カレンダーから選択できます。
- 発行日を登録するを無効にする: 請求書の発行日を設定しません。不要な場合は無効にしてください。
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請求割合
請求割合を1～100%の数値で入力します。100%未満の場合は伝票の種類に以下のいずれかをプルダウンで選択します。- デポジット(前受金額)
- バランス(残りの金額)
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支払い条件名
支払い条件の名称を入力します。 -
支払い期限
支払い期限の年月日を入力します。カレンダーから選択できます。 -
売り手負担銀行振込手数料
バイヤーからの入金時の振込手数料をメーカー負担とする場合、以下の項目を指定します。- 銀行振込手数料: メーカーが負担する銀行振込手数料の金額を入力します。金額は明細上値引きとして扱われます。
- 税: 適用する税をプルダウンから選択します。
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PDFに記載するコメント
PDF最終ページのフッター部分に記載するテキストを入力します。文字数の制限はありません。 -
PDFに記載するコメント(文字数制限あり)
PDFのヘッダー部分に記載するテキストを入力します。100文字まで入力できます。 -
備考
社内メモを入力します。PDFには出力されません。
タグの設定
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タグの選択
作成する請求書に適用するタグを選択します。社内でのデータ分類・運用メモ向けに管理用タグを設定できます。
管理用タグは、バイヤーの画面には表示されません。選択肢から設定したいタグのチェックボックスを有効にします。
タグを新しく作成する場合は、タグの作成方法をご確認ください。
タグの作成方法について詳しく説明しています。
タグの作成方法
-
タグ作成をクリックします。
「新規タグ作成」モーダルが開きます。 -
以下の項目を入力します。
- タグコード(必須)
タグを識別するコードを入力します。 - タグ名(必須)
タグの表示名を入力します。 - 概要
タグの簡単な説明文を入力します。 - タグ色
タグの色を設定するか、しないかをトグルボタンで指定します。- 色を設定が有効: カラーピッカーから任意のカラーを指定します。
- 色を設定が無効: タグの色は設定されません。
- タグコード(必須)
-
入力内容を確認のうえ、作成ボタンをクリックします。
タグの選択の選択肢に、作成したタグが追加されます。
配送料の設定
請求書に追加する配送料を設定できます。
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配送料
請求書固有の配送料を追加します。必要に応じて、費用を追加をクリックします。配送料の入力欄が1つ追加されます。
配送料1つごとに、以下の項目を入力します。
- 表示名: 配送料の表示名を入力します。
- 費用: 配送料の費用を入力します。
- 税: 設定する税にチェックを入れます。
合計金額は、費用と適用した税の合計が算出されます。
不要な配送料は、ゴミ箱アイコンをクリックして削除できます。
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注文時に設定された配送料
対象の注文に含まれる配送料のうち、伝票に未適用となっている送料の一覧が表示されます。表示される配送料は、請求書に自動的に適用されます。
他の費用の設定
請求書に代引き手数料や修理代など、送料以外の費用を追加できます。
-
必要に応じて、費用を追加をクリックします。
他の費用の入力欄が表示されます。 -
設定する費用の以下の項目を入力します。
- 表示名: 設定する費用の表示名を入力します。
- 費用: 設定する費用の金額を入力します。費用の金額はマイナスの数値を入力して値引きとして扱うこともできます。
- 税: 設定する税にチェックを入れます。
合計金額は、費用 + 適用した税で算出されます。
不要な費用は、ゴミ箱アイコンをクリックして削除できます。
請求書の作成
入力内容を確認のうえ、作成ボタンをクリックします。
処理に成功すると、請求書が作成されます。
利用上の注意
注文時に設定された配送料が他の伝票に適用されている場合
注文時に設定された配送料は、配送料が設定された注文のステータスが注文内容確認書を確定しましたとなった時点で作成され、注文ごとにストックされています。
ストックされた「配送料」は、納品書や請求書に適用されるごとに消費され、1度適用した配送料を他の伝票へ重複して適用することはできません。
また、請求書を作成する対象の注文に含まれる配送料がすでに他の伝票に適用されている場合、請求書固有の配送料に対して自動的に明細が追加されます。
請求書固有の配送料に追加された明細は除外することもできます。
元となる注文のステータスが「注文内容確認書 作成済」の場合
元となる注文のステータスが注文内容確認書 作成済の場合、注文に含まれる注文時に設定された配送料は仮状態となります。
そのため、注文時に設定された配送料の一覧には表示されず、請求書固有の配送料に対して自動的に明細が追加されます。
請求書固有の配送料に追加された明細は除外することもできます。