納品書PDFをバイヤーにメール送信する
概要
納品書のPDFをバイヤーへメールで直接送信する機能です。メールの送信操作と、送信メール一覧での確認手順を説明します。
利用目的
納品書PDFをバイヤーにメール送信する機能は、主に工数削減・時間創出の目的で利用します。
個別にPDFをダウンロードして手動でメール送信する作業を省けるため、納品書の送付業務にかかる時間を短縮できます。
また、送信履歴の追跡や開封状態の確認が可能であることから、コンプライアンス・統制の担保の目的でも利用されます。
機能の説明
メール送信の仕組み
納品書のPDFデータを、バイヤーへメールで直接送信するための機能です。
1件の納品書ごとに、PDFのダウンロードリンクが埋め込まれたメールが送信されます。メールはシステムの専用アドレス noreply@dextre.app から配信されます。
メール送信先の決定ルール
メールの送信先は、以下の優先順位でいずれか一方に送信されます。
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ブランド側がバイヤーマスタに設定している納品書通知先メールアドレス
- 納品書通知先メールアドレスの設定方法はバイヤーをクイック編集で一括更新するを参照してください。
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顧客側がバイヤーに設定している通知先メールアドレス
PDFの出力内容を決めるデータソース
送信されるPDFの出力内容は、次の2種類のデータに基づいて決まります。
- 納品書から参照するデータ: メール送信時点の最新の納品書データに基づいて、出力される内容(納品金額や数量など)が決まります。
- メール送信時の設定・入力から参照するデータ: メール送信画面での設定・入力内容に基づいて、出力される内容(レイアウトや表示言語など)が決まります。
納品先住所の出力仕様
納品書に納品先住所が設定されている場合、PDFに納品先住所が出力されます。
納品書の納品先住所が未設定の場合、PDFにバイヤー名のみが出力されます。住所は出力されません。
メール送信時の出力設定をデフォルト設定として保存できます
メール送信時の出力設定は、デフォルト設定として保存できます。
保存したデフォルト設定は、次回以降のメール送信や納品書PDFのダウンロード時に再利用できます。
事前に登録が必要なマスタ
以下の項目を利用するには、あらかじめマスタが作成されている必要があります。
- レターヘッド
- 署名
送信メールのステータスとエンゲージメントステータス
各送信メールには、ステータスと、エンゲージメントステータスが付与されます。
送信メールのステータスは、以下の2種類です。
- 処理中: メール送信が未完了の状態
- 処理済み: メール送信が完了した状態
送信メールのエンゲージメントステータスは、以下の2種類です。
- 未開封: メールが開封されていない状態
- 開封済み: メールが開封された状態
操作方法
本マニュアルでは、以下の2つのステップで操作手順を説明します。
1. メールでPDFを送信する
メール送信画面への移動
-
取引メニュー > 納品管理をクリックします。
-
納品書一覧タブをクリックします。
※デフォルトで開かれています。 -
検索の各項目に条件を入れて、納品書を絞り込めます。
-
納品書PDFをメール送信する対象の納品書にチェックマークをつけます。
- 一覧に表示されている全ての納品書にチェックをつける場合は、見出し行のチェックボックスをクリックします。1度に最大100件まで選択できます。
- 全てのチェックを外す場合は、全ての選択を解除をクリックします。
-
メールでPDFを送信するをクリックします。
納品書PDFをメールで送信モーダルが開きます。
メール送信画面での設定
-
メール本文
送信するメールの本文を入力します。全てのメールに対して共通のテキストが挿入されます。
-
メール再送信
すでにメールを送信したことがある納品書が含まれる場合、送信済みの納品書も含めるか、除外するかをプルダウンで選択できます。- 送信済みも含める: 送信済みの納品書も含めて送信します。
- 送信済みを取り除く: 送信済みの納品書を取り除いて送信します。
PDFコンテンツ設定
-
デフォルト設定を使用する
保存済みのデフォルト設定を使用するかどうかをチェックボックスで指定します。- チェックボックスが有効の場合: 保存済みのデフォルト設定を使用します。そのままメールの送信の手順に進みます。
- チェックボックスが無効の場合: デフォルト設定は使用せず、各種ダウンロード設定を行います。
-
以下の内容でデフォルト設定を上書き保存する
チェックを有効にすると、デフォルト設定に保存されているダウンロード設定を、今回のダウンロード設定で上書きします。次回以降は、今回のダウンロード設定がデフォルト設定として使用できるようになります。
-
PDFレイアウト
下記4つのいずれかをプルダウンから選択します。- 横向き
- 横向き(SKUを1行で出力します)
- 縦向き(画像付き)
- 縦向き(画像付き) (SKUを1行で出力します)
-
SKU表示オプション
PDFレイアウトで横向き(SKUを1行で出力します) を選択した場合に設定します。以下2つのいずれかのオプションをプルダウンから選択します。
- SKU情報を1列で表示する: SKUを1つの列に連結して表示します。
- SKU情報を複数列で表示する(最大3列): SKUを構成するSKUプロパティごとに列を分割し、最大3列で表示します。
-
レターヘッド
レターヘッドをプルダウンから選択します。 -
署名
署名をプルダウンから選択します。 -
フォントサイズ
PDFに出力されるテキストのフォントサイズをプルダウンで選択します。フォントサイズは、6px、8px、9px、10pxから選択できます。
-
言語
PDFに出力されるテキストの表示言語をプルダウンから選択します。JapaneseまたはEnglishから選択できます。
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最初のページにのみ、取引情報を表示する
チェックを有効にすると、ヘッダー部分に表示されている取引情報を、2ページ目以降は省略します。 -
PDF上のSKUプロパティ列表示名を上書きする
PDFレイアウトが横向きの場合にのみ関係する設定です。チェックを有効にするか、無効にするかで、PDF上のSKUプロパティ列表示名が変わります。
tip例えばSKUプロパティ表示名が
ColorとSizeの場合、表示名は以下のとおり変わります。- チェックが有効な場合: PDF出力時の見出しがそれぞれの表示名、
ColorとSizeで上書きされます。 - チェックを外した場合: PDF出力時の見出しが
SKUプロパティ1、SKUプロパティ2と表示されます。
- チェックが有効な場合: PDF出力時の見出しがそれぞれの表示名、
-
PDFの明細行にメーカー希望小売価格を表示する
チェックを有効にすると、出力される納品書PDFの明細行に希望小売価格の項目が追加されます。- 取引条件が掛け率取引以外の納品書が対象です。
- 納品書の取引条件が掛け率取引の場合は、従来通り「上代」が必ず出力されるため、適用されません。
-
PDFタイトル設定
PDFのヘッダータイトルを入力します。デフォルトでは「言語」に対応するタイトルが自動挿入されます。
自由入力でカスタマイズすることもできます。 -
メーカー情報/販売者情報
下記3項目を設定します。- メーカー住所: メーカーの住所をプルダウンから選択します。
- 販売者情報に会社名を表示する: チェックを有効にすると、納品書PDFの販売者情報に会社名を表示します。
チェックを外すと、納品書PDFの販売者情報から会社名を非表示にします。 - 販売者情報にブランド名を表示する: チェックを有効にすると、納品書PDFの販売者情報にブランド名を表示します。
チェックを外すと、納品書PDFの販売者情報からブランド名を非表示にします。
メールの送信
入力内容を確認のうえ、送信ボタンをクリックします。
納品書1件につきメール1件が配信されます。
2. 送信メールを確認する
-
取引メニュー > 納品管理をクリックします。
-
送信メール一覧タブをクリックします。
-
以下の項目などを確認します。
- バイヤー名
- 伝票番号
- 作成日
- ステータス
- エンゲージメントステータス
必要に応じて、バイヤー検索やメールフィルター(Filter Mails) から絞り込み検索ができます。
送信直後はステータスが処理中となります。
送信完了を確認する際は更新ボタンをクリックして最新の状態を取得してください。
ステータスが処理済みとなっていれば送信完了です。
必要に応じて、以下の操作ができます。
- 送信したメールの詳細を確認する:
送信メール一覧の詳細ボタンをクリックします。送信メールの詳細(受信者のメールアドレスを含む)を確認できます。 - 送信した納品書をダウンロードする:
送信メール一覧のダウンロードボタンをクリックします。顧客に送信されたPDFファイルをブラウザ上で直接開くことができます。
利用上の注意
納品先住所のメールアドレスには送信されません
納品先住所に登録されているメールアドレスには送信されません。
納品先住所は主にPDFやExcelなどに出力することを想定した登録情報です。
同一バイヤーへ複数の納品書を送信する場合
同一バイヤーへ複数の納品書PDFを送信する場合、メールも複数件送信されます。1つのPDFファイルへの統合は行われません。
エンゲージメントステータスの追跡仕様
送信メールのエンゲージメントステータス(未開封/開封済み)の追跡には、以下の仕様があります。
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システムがメールの開封を検知できた場合に限り、開封済みとなります。
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複数件のメールアドレスに送信されている場合、いずれか1件のメールアドレスでメールが開封されると、開封済みとなります。
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以下の場合は未開封のままとなります。
- メールが1件も開封されていない場合
- メールが送信エラーなどによって未到達である場合
- 顧客側のセキュリティ設定によってメールの開封状態を追跡できない場合
トラブルシューティング
顧客にメールが届いていない
送信メール一覧の受信者のメールアドレスより、以下をご確認ください。
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意図したメールアドレスが存在するか
その他のメールアドレスと表示されている場合は、念のため詳細ボタンから受信者のメールアドレスを全件確認してください。
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受信者のメールアドレスに誤りはないか
トラブルの中で最も多いケースです。次の点を確認してください。
- 誤字・脱字がないか
.jpのはずが.co.jpになっているなど、入力ミスがないか
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顧客側のメーラーで迷惑フォルダに振り分けられていないか
迷惑フォルダに振り分けられていないか確認してください。
受信者のメールアドレスに意図したメールアドレスが存在しない場合:
以下のいずれかの手順で正しいメールアドレスを登録してください。
- ブランド側がバイヤーマスタの納品書通知先メールアドレスに正しいメールアドレスを登録する
- 顧客側がバイヤーアプリのバイヤー設定から通知先メールアドレスを登録する
それでも解決しない場合:
顧客側で @dextre.app をドメイン受信設定の許可リストに追加するよう促してください。