注文PDF・注文内容確認書PDFを一括ダウンロードする
概要
複数の注文を対象に、注文PDFまたは注文内容確認書PDFを1つのファイルに結合して一括ダウンロードする機能です。
利用目的
複数の注文のPDFを一括でダウンロードすることで、個別にダウンロードする手間を省き、工数削減・時間創出につながります。
あわせて、取引の証跡としてPDFを保管する際の業務標準化と、コンプライアンス・統制の担保に役立ちます。
機能の説明
伝票の種類
伝票の種類は2種類あります。
- 注文PDF: オリジナルオーダーをデータソースとしたPDF
- 注文内容確認書PDF: 注文内容確認書をデータソースとしたPDF
一括ダウンロードできる条件
一括ダウンロードが可能なのは、以下の条件をすべて満たす注文です。
- 未納品SKUが作成されていない
- 決済済み未納品SKUが作成されていない
- 注文に関連する納品書が作成されていない
- パートナー在庫に関連する注文ではない
- 注文内容確認書PDFをダウンロードする場合、注文内容確認書が作成されている
PDFの出力内容を決めるデータソース
PDFの出力内容は、次の2種類のデータに基づいて決まります。
- 注文から参照するデータ: ダウンロード時の最新の注文データに基づいて、出力される内容(注文金額や数量など)が決まります。
- ダウンロード時の設定・入力から参照するデータ: ダウンロード画面での設定・入力内容に基づいて、出力される内容(レイアウトや表示言語など)が決まります。
銀行口座の出力
PDFに銀行口座を出力するかどうか指定できます。
PDFに銀行口座を出力する場合、銀行口座は事前にマスタ作成が必要です。
通貨に対応する銀行口座を利用できます。
バイヤーマスタでデフォルトの銀行口座が設定されており、請求書の通貨と一致する場合は、自動的にバイヤーマスタに設定されたデフォルトの銀行口座がセットされます。
銀行口座の作成方法は銀行口座を作成するを参照してください。
バイヤーにデフォルトの銀行口座を設定するにはバイヤーを編集するのデフォルトのメーカー銀行口座項目を参照してください。
エージェントを買い手側の名義として出力できます
エージェント機能で作成されたエージェントを、バイヤーの代わりに買い手側の名義としてPDFに出力できます。
デフォルト設定の保存
PDFの出力設定は、デフォルト設定として保存し、次回以降のPDFダウンロード時に再利用できます。
デフォルト設定は、以下の伝票種類ごとに保存できます。
- 注文PDF
- 注文内容確認書PDF
操作方法
PDF一括ダウンロード画面への移動
-
取引メニュー > 受注管理をクリックします。
-
注文一覧から、一括ダウンロードしたい注文にチェックを入れて選択します。
- 検索の各項目に条件を入れて、注文を絞り込むことができます。
- 複数選択できます。
- 検索条件にヒットする注文を全て選択する場合は、全て選択するをクリックします。
- 一括ダウンロードの対象外となる注文も選択できますが、ダウンロード対象には含まれません。
- チェックを全て外す場合は、選択を全て解除するをクリックします。
-
一括操作プルダウンをクリックします。
-
プルダウンから注文PDFをダウンロードまたは注文内容確認書PDFをダウンロードをクリックします。
「注文PDFをダウンロード」または「注文内容確認書PDFをダウンロード」モーダルが開きます。
フォームの入力方法
PDF設定
-
元のバイヤー名
ダウンロード対象の注文のバイヤー名を確認できます。編集はできません。請求先住所・納品先住所のデータが一致している場合、統合して表示されます。
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請求先住所
各注文に請求先住所が設定されているかどうかを確認できます。- 請求先の住所は設定済みですの場合: PDFの請求先に住所が出力されます。
- 請求先の住所が未設定ですの場合: PDFの請求先にバイヤー名のみが出力されます。
-
納品先住所
各注文に納品先住所が設定されているかどうかを確認できます。- 納品先の住所は設定済みです: PDFの納品先に住所が出力されます。
- 納品先の住所が未設定です: PDFの納品先にバイヤー名のみが出力されます。
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メーカーの銀行口座
PDFに記載する銀行口座情報をプルダウンより選択します。通貨ごとに設定できます。必要に応じて以下の操作で銀行口座を設定します。
- 全てのバイヤーに対して同じ銀行口座で設定する場合: 見出し行の銀行口座を選択するプルダウンから銀行口座を選択し、全適用するで一括設定できます。
- 口座情報を記載しない場合: 口座情報を表示のチェックボックスのチェックを外します。
-
エージェント表示設定
エージェントを中継している場合は、チェックを入れてエージェント情報を入力します。- 組織・企業名
- 担当者名
- メールアドレス
- 電話番号
- 住所
※事前にエージェントの作成・バイヤー割り当てを行ってください。
PDFコンテンツ設定
-
デフォルト設定を使用する
保存済みのデフォルト設定を使用するかどうかをチェックボックスで指定します。- チェックボックスが有効の場合: 保存済みのデフォルト設定を使用します。そのままダウンロードを実行するの手順に進みます。
- チェックボックスが無効の場合: デフォルト設定は使用せず、各種ダウンロード設定を行います。
-
以下の内容でデフォルト設定を上書き保存する
チェックを有効にすると、デフォルト設定に保存されているダウンロード設定を、今回のダウンロード設定で上書きします。次回以降は、今回のダウンロード設定がデフォルト設定として使用できるようになります。
-
PDFレイアウト
以下4つのいずれかのPDFレイアウトをプルダウンから選択します。- 横向き: SKU表示オプションは設定しません。
- 横向き(SKUを1行で出力します): SKU表示オプションも設定します。SKU表示オプションの入力項目が表示されます。
- 縦向き(画像付き): SKU表示オプションは設定しません。
- 縦向き(画像付き)(SKUを1行で出力します): SKU表示オプションは設定しません。
-
SKU表示オプション
PDFレイアウトで横向き(SKUを1行で出力します) を選択した場合に設定します。以下2つのいずれかのオプションをプルダウンから選択します。
- SKU情報を1列で表示する: SKUを1つの列に連結して表示します。
- SKU情報を複数列で表示する(最大3列): SKUを構成するSKUプロパティごとに列を分割し、最大3列で表示します。
-
言語
PDFに出力されるテキストの表示言語をプルダウンから選択します。JapaneseまたはEnglishから選択できます。
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最初のページにのみ、取引情報を表示する
チェックを有効にすると、ヘッダー部分に表示されている取引情報を、2ページ目以降は省略します。 -
PDF上のSKUプロパティ列表示名を上書きする
PDFレイアウトが横向きのみ関係する設定です。チェックを有効にするか、無効にするかで、PDF上のSKUプロパティ列表示名が変わります。
tip例えばSKUプロパティ表示名が
ColorとSizeの場合、表示名は以下のとおり変わります。- チェックが有効な場合: PDF出力時の見出しがそれぞれの表示名、
ColorとSizeで上書きされます。 - チェックを外した場合: PDF出力時の見出しが
SKUプロパティ1、SKUプロパティ2と表示されます。
- チェックが有効な場合: PDF出力時の見出しがそれぞれの表示名、
-
PDFヘッダータイトル
PDFのヘッダータイトルを入力します。デフォルトでは言語に対応するタイトルが自動挿入されます。自由入力でカスタマイズすることもできます。
-
PDFサブタイトルを表示する
サブタイトルを表示するか、非表示にするかを設定できます。
表示する場合はチェックを入れます。※デフォルトではブランド名が自動挿入されます。自由入力でカスタマイズすることもできます。
-
メーカー住所
表示するメーカー住所をプルダウンから選択します。 -
販売者情報に会社名を表示する
販売者情報における会社名を表示するか、非表示にするかを設定できます。表示する場合はチェックを入れます。
-
ファイル名
PDFダウンロード時のファイル名を任意の値でカスタマイズできます。
ダウンロードを実行する
入力内容を確認のうえ、ダウンロードボタンをクリックします。
処理に成功すると、PDFがダウンロードされます。
処理に失敗した場合、エラーが表示されます。再度やり直してください。
利用上の注意
生成されるPDFファイルは1つです
本機能では、選択した複数の注文を1つのPDFファイルに結合してダウンロードします。
バイヤーごとに分けてPDFファイルを生成する機能ではありません。
請求先住所や納品先住所が未設定の場合、バイヤー名のみが出力されます
PDFに請求先住所や納品先住所を出力したい場合は、 注文詳細 > 住所を編集する から、請求先住所や納品先住所を登録してください。
一括ダウンロードの件数と処理時間
最大45件程度を目安にまとめてPDF出力できます。
目安の件数は注文のデータサイズによって前後します。
ダウンロードに失敗する場合は、選択する受注件数を減らして再度お試しください。
また、出力する件数にもよりますが、5分程度の処理時間が発生する可能性がございます。
備考・自由記述欄の編集
PDFに備考などの文章を追加したい場合は、注文内容確認書の作成・更新から行ってください。
詳細は下記操作マニュアルを参照してください。