注文内容確認書を一括で作成する

概要
利用目的
機能の説明
操作方法
利用上の注意

概要

複数の注文に対して注文内容確認書を一括で作成する方法を説明します。

利用目的

注文内容確認書の作成が必要な注文が複数あるときに、一件ずつ作成する手間と作業漏れを減らすために利用します。

あわせて、作成手順を統一することで業務の標準化を図り、担当者による運用のばらつきを抑えます。

機能の説明

一括作成の対象となる注文

一括作成の対象となるのは、注文ステータスが未作成状態の注文です。

未作成状態の注文では、画面上に注文内容確認書を作成して下さいや注文内容確認書の作成が必要といった表記が表示されます。

注文内容確認書を作成すると、注文は作成済み状態に遷移し、注文内容確認書作成済や注文内容確認書を作成しましたといった表記に切り替わります。

すでに注文内容確認書が作成済みの注文は、一覧上で選択された場合であっても一括作成の対象からは除外されます。

一括作成時に設定できる項目

一括作成時には、以下の設定ができます。

バイヤーへの通知送信設定: 有効にすると、対象となるすべての取引可能バイヤーへメールが送信されます。
バイヤーによる「注文内容確認書」の承認を許可する: 有効にすると、バイヤーが注文内容確認書を確認し、システム上で承認する手続きを取ることができます。
より厳格に取引を行いたい場合に利用します。

DEXTREにおける「注文」の種類

DEXTREでは、1つの注文に対してオリジナルオーダーと注文内容確認書の2種類の注文データを区別して管理します。

オリジナルオーダーは、注文が作成された時点のデータをスナップショットしたものです。
注文内容確認書を作成する前であれば、元の価格(取引条件率を適用する前のベース価格)のみ修正できます。

注文内容確認書は、該当注文の最終的な受注内容を確定させるデータです。
DEXTREのシステムでは、原則として注文内容確認書の受注内容を正式な受注データとして扱います。

注文内容確認書の作成後の扱い

注文内容確認書の作成は、運用上必須ではありません。
ただし、納品や請求などの一部機能では、注文内容確認書が作成されていることを前提として処理が行われます。

作成した注文内容確認書は、注文内容確認書の更新機能から、必要に応じて何度でも変更できます。

操作方法

注文内容確認書の一括作成画面への移動

取引メニュー > 受注管理をクリックします。
注文一覧から、一括操作したい注文にチェックを入れて選択します。
- 検索の各項目に条件を入れて注文を絞り込むことができます。
- 複数選択できます。
- 検索条件にヒットする注文を全て選択する場合は、全て選択するをクリックします。
- 対象となる注文ステータス以外の注文も同時選択できますが、一括作成の対象には含まれません。
- チェックを全て外す場合は、選択を全て解除するをクリックします。
一括操作プルダウンをクリックします。
注文内容確認書を一括で作成するを選択します。
「注文内容確認書の作成」モーダルが表示されます。

フォームの入力方法

バイヤーへの通知送信設定
バイヤーへの通知メールを送信するか、送信しないかをトグルボタンで指定します。
- 有効: DEXTREからバイヤーに通知メールを送信します。送信するメール本文を入力できます。
- 無効: バイヤーへの通知メールは送信されません。
バイヤーによる「注文内容確認書」の承認を許可する
バイヤーが注文内容確認書を確認し、システム上で承認する手続きを取れるようにするか、しないかをトグルボタンで指定します。
- 有効: バイヤーが注文内容確認書を確認し、バイヤーアプリ上から承認操作ができるようになります。
  承認結果はDEXTRE上で管理され、注文ステータスは注文内容確認書承認済になります。
- 無効: 注文内容確認書はバイヤーによる承認操作を必要としません。
対象の注文
注文内容確認書の一括作成を行う注文を確認できます。