バイヤー組織にメンバーを招待する
概要
バイヤー組織を一緒に管理するスタッフなどのメンバーを招待し、招待されたユーザーがバイヤー組織に参加するまでの手順を説明します。
利用目的
メンバー招待は、バイヤー組織を複数の担当者で管理できる状態にするために利用します。
バイヤー組織を複数の担当者で管理することで、担当者ごとに役割を分けながら組織管理を行えます。
機能の説明
メンバー招待とは？
バイヤー組織を一緒に管理するスタッフなどのユーザーを、メンバーとして招待する機能です。
招待時にメンバーごとのロールと権限を設定することで、組織管理に関わる操作範囲を明確にしたうえで、招待対象者にバイヤー組織へ参加してもらえます。
招待に必要な情報
メンバーを招待するには、招待対象者ごとの個別のEメールアドレスが必要です。
DEXTREではユーザーアカウントごとにメールアドレスが必要なため、複数人を招待する場合は、招待対象者それぞれのメールアドレスを使用します。
ユーザーアカウントの登録状態による違い
ユーザーアカウントが登録されているかどうかによって、招待を受ける側に必要な操作が異なります。
- ユーザーアカウントが登録済みの場合: 招待を受け入れると、バイヤー組織に参加できます。
- ユーザーアカウントが未登録の場合: 招待を受け入れる際にユーザーアカウントの登録が必要です。
メンバーのロールと権限
招待時には、招待対象者に付与するロールと権限を設定します。
メンバーのロールはオーナーとメンバーがあります。
ロールは、メンバー管理で行える操作範囲に関わります。
- オーナー: メンバーの削除とプライマリーオーナーの変更ができます。
- メンバー: メンバーの削除とプライマリーオーナーの変更はできません。
メンバーの権限には、管理者と書き込みがあります。
現時点では、管理者と書き込みで利用できる機能に違いはありません。メンバーの役割に合わせて設定してください。
また、ロールがオーナーの場合、権限は管理者に固定されます。
操作方法
招待する側とバイヤー組織に参加する側が、それぞれ以下の操作を行います。
1. 【招待する側】バイヤー組織にメンバーを招待する
メンバー招待画面への移動
- バイヤー設定をクリックします。
- 組織 / メンバー管理タブをクリックします。
- 新規メンバーを招待するボタンをクリックします。
「新規メンバーを招待する」モーダルが開きます。
フォームの入力方法
-
招待するユーザーのEメールアドレスを入力します。
-
検索ボタンをクリックします。
-
検索結果を確認します。
- ユーザーアカウントが登録済みの場合: アカウント情報が表示されます。
- ユーザーアカウントが未登録の場合: ユーザーアカウントが見つかりません。 と表示されます。
-
招待の作成ボタンをクリックします。
メンバーのロールと権限設定が表示されます。 -
ターゲットアカウントのメールアドレスとアカウント名を確認します。
ユーザーアカウントが未登録の場合は、アカウント名ではなく新しいユーザーを招待します。と表示されます。
-
メンバーのロールをプルダウンから選択します。
- オーナー: メンバーの削除とプライマリーオーナーの変更ができます。
- メンバー: メンバーの削除とプライマリーオーナーの変更はできません。
-
メンバーの権限をプルダウンから選択します。
- 管理者
- 書き込み
メンバーのロールがオーナーの場合、権限は管理者に自動で設定されます。
メンバーを招待する
内容を確認のうえ、招待を送信するボタンをクリックします。
招待が作成され、設定したメールアドレスに招待メールが送信されます。
2. 【参加する側】招待を受け入れてバイヤー組織に参加する
招待を受けたユーザーには、DEXTREで○○に参加するという件名のメールが届きます。
ユーザーアカウントが登録済みの場合
-
招待メールを開きます。
-
メール内の今すぐ参加するをクリックします。
ブラウザの新しいタブで招待の確認ページが開きます。 -
招待の詳細を確認のうえ、招待を受け入れるボタンをクリックします。
招待を受け入れると、対象のバイヤー組織に参加します。
ユーザーアカウントが未登録の場合
-
招待メールを開きます。
-
メール内の今すぐ参加するをクリックします。
ブラウザの新しいタブで招待の確認ページが開きます。 -
招待を受け入れ、アカウントを作成するボタンをクリックします。
ユーザーアカウントの登録画面に遷移します。 -
ユーザーアカウントを登録します。
ユーザーアカウントの登録手順は、ユーザーアカウントを登録するを参照してください。
招待確認画面から登録する場合は、通常の登録手順と一部表示が異なります。
- 招待確認画面から登録する場合、認証コードをメール送信・確認するの操作は省略されます。
- 登録時は新しいアカウントを登録してバイヤーに参加するボタンをクリックします。
登録が完了すると招待の受け入れが完了し、対象のバイヤー組織に参加します。
利用上の注意
招待対象者ごとに個別のメールアドレスが必要です
ユーザーアカウントごとにメールアドレスが必要なため、招待対象者ごとの個別のメールアドレスを使用してください。
同じメールアドレスを複数のユーザーで共有して招待することはできません。
オーナーとして招待する場合は操作範囲を確認してください
ロールがオーナーのメンバーは、メンバーの削除とプライマリーオーナーの変更ができます。
招待対象者に付与する操作範囲を確認してから、ロールを選択してください。
招待リンクの有効期限は2週間です
招待リンクには、作成から2週間の有効期限があります。
期限内に、招待対象者へ招待メールまたは招待リンクを共有してください。
トラブルシューティング
招待メールが届きません
バイヤー設定 > 組織 / メンバー管理の下部にある招待欄を確認します。
招待リンクをコピーをクリックすると、招待用URLをクリップボードにコピーできます。
コピーした招待リンクは、メールやチャットツールなどで招待対象者に直接共有できます。